اوایل کار همه چیز خوب و عالی است و شما از لحاظ زمانی مشکلی ندارید و همه مشتریان خود را می شناسید ولی با رشد کسب و کار، کار کمی سخت تر می شود و در نهایت به جایی می رسید که پاسخگویی به مشتریان از وقت شما خارج می شود در این مرحله شما افرادی را به کسب و کارتان اضافه می کنید تا آن ها به کمک شما بیایند ولی باز هم کسب و کار شما تا اندازه رشد می کند و تا جایی که خرج خودتان را در بیاوریم و سود مختصری هم بکنید. این در حالی است که اگر شما از راه حل های نرم افزاری از جمله یک انبار آنلاین با قابلیت دسترسی از هر مکان استفاده کنید می توانید از حداکثر نیرو، فضا و خرید و فروش کالا بهره مند شوید. پول درآورید و کمتر کار کرده، بیشتر استراحت کنید.
یک سیستم نرم افزاری می تواند از عهده خیلی از کارها برآید به شرطی که شما با آگاهی کامل این سیستم را انتخاب و خریداری کنید. سیستم خیلی بزرگ نخرید برای سیستم خیلی کوچک. اندازه ای که لازم دارید پول خرید نرم افزار بدهید و کم کم آن را گسترش دهید.
تا اینجا دو کار مهم قبل از خرید نرم افزار انبارداری را بررسی کردیم:
نوشتن و بررسی روند خرید و فروش، نوع اجناس، گروه بندی کالا و دسته بندی اجناس، تقسیم بندی انبارها و محل استقرار کالا ها از جمله اقدامات اولیه برای مدیریت بهتر کسب وکار شماست. این کار را به کمک کارمندان و تیم خود انجام دهید چرا که آن ها در مسیر انجام این کار هستند و راه های تسریع امور و سختی های آن را بخوبی می شناسند.
قفسه بندی و تجهیزات مناسب برای شناسایی هر کالا در کمترین زمان گام بعدی در نظم دهی به انبار است. به طوری که انباردار به راحتی کالا ها را پخش و جمع آوری کند. برای اینکار می توانید از قفسه های فلزی روی دیوار ها یا استند های وسط استفاده کنید. هر بخش را با کد یا نام تقسیم کرده و برچسب نام روی هر قفسه بذارید.
بعد از تحلیل مسیر کاری، نظم دادن به مراحل کار و همچنین دسته بندی کالا ها بر اساس نیاز شغل شما می توانید مراحل خرید نرم افزار انبارداری را سپری کنید. این نکات مهم قبل از خرید نرم افزار انبارداری به شرح زیر است:
در ابتدای خرید نرم افزار، باید ببینیم چه شرکتی محصول را ارائه می دهد. باید از اعتبار آن شرکت اطمینان حاصل نماییم. سابقه، نمونه کار، مجوزهای دریافتی و نظرات مشتریان این شرکت می تواند معیار خوبی باشد. همچنین مشاهده کلمات استفاده شده در تبلیغات و محصولی که در عمل وجود دارد می توانند به ما کمک کند.
اعتبارسنجی شرکت ها سخت نیست و ما به راحتی می توانیم با مراجعه به سازمان های مربوط به صورت اینترنتی، از اعتبار شرکت ها مطلع شویم. حتی می توانیم مجوزهای منقضی شده شرکت ها رو هم بررسی کنیم و در تصمیم گیری هایمان دخالت دهیم. برای این کار می توانیم به اداره ثبت شرکت ها، نماد اعتماد الکترونیکی، نظام صنفی رایانه و... مراجعه کنیم.
حتماً قبل از تهیه نرم افزار باید دموی آن را به صورت واقعی مشاهده و تست نمایید. وجود کاتالوگ، شعارهای تبلیغاتی و یا صحبت های فروشنده ملاک خوبی است ولی کافی نیست. حد المقدور دموی آن را تهیه و سپس اقدام به خرید نمایید.
یکی از بهترین نکات جهت خرید همین مشاهده و تست دمو است. شما در نسخه دمو بصورت واقعی با نرم افزار و خدمات آن شرکت آشنا می شوید و یا صرف چند دقیقه و یا ساعت می تونید تصمیم گیری کنید. حتی اگر جایی از دمو با مشکل روبرو شدید و یا سوالی داشتید می تونید به شرکت زنگ بزنید و سطح خدمات آن ها را محک بزنید. در ادامه ممکن است خدمات بیشتری مانند سفارشی سازی نرم افزار یا امکانات بیشتر را دریافت و رایزنی کنید.
در حین تست نرم افزار انبارداری و بررسی آن می توانید عملکرد پشتیبانی را بسنجید. راه های ارتباطی خود با آن را پیدا و توجه کنید. در نرم افزار های آنلاین و نرم افزارهای انبارداری پشتیبانی بخش مهمی تلقی می شود.
برخی شرکت ها پشتیبانی حضوری، تلفنی دارند و برخی دیگر غیر از این مدل ها، سامانه تیکیتنگ دارند که از همه کارآمد تر است. بعضی شرکت ها پشتیبانی تلفنی محدودی دارند، مثلا شما اجازه دارید 30 دقیقه تماس بگیرید و حرف بزنید و پس از آن باید مجدد اشتراک پشتیبانی بخرید. شما باید بتوانید راه ارتباطی مناسبی با شرکت پیدا و نیازهای خود را مطرح کنید.
به علت رشد سریع تکنولوژی و فناوری و استفاده آن در کسب و کارها و بهبود فرآیندها، سعی کنید نرم افزاری را خریداری کنید که قابلیت توسعه و آپدیت آن فراهم باشد که این را می توان از سابقه نرم افزار مشاهده نمود. متاسفانه این مورد خیلی شایع است و علت ترک مشتریان از نرم افزارها است. برخی شرکت ها فقط بودجه ای صرف تولید نرم افزار می کنند و هزینه ای بابت آپدیت آن انجام نمی دهند و این باعث شکست آن ها می شود. در صورتی که خواستید نرم افزار تهیه کنید از فروشنده لیست لاگ های بروزرسانی را دریافت کنید تا بررسی کنید مثلا در دوازده ماه گذشته چه آپدیتی از نرم افزار را ارائه داده اند.
این به روزرسانی نرم افزار انبارداری علاوه بر بهبود نرم افزار می تواند برای سفارشی سازی سیستم کسب و کاری شما نیز اتفاق بیفتد. ممکن است شما بعد از شش ماه کار کردن ساز و کاری جدید و یا نیاز به گسترش نرم افزار را پیدا کنید. در این صورت شرکت سازنده بهتر است پاسخگوی این نیاز باشد.
حتی اگر می خواهید نرم افزار سفارشی برای کسب و کار خود و یا انبارداری خود داشته باشید بهتر است تحقیقی جامع از نرم افزارهای انبارداری موجود داشته باشید. چرا که کمک می کند مواردی را که نمی دانستید یا کمک به بهبود روند شما می کند را پیدا کنید. همچنین خدمات و امکانات هر یک را بررسی کنید چرا که هزینه ای که بصورت سالیانه برای انبار خود می کنید در طولانی مدت بسیار مهم است. باید در نظر داشته باشید یک سیستم انبارداری آنلاین و نرم افزاری به شما کمک می کند کسب و کار خود را با نیروی کمتری اداره کرده و خطای انسانی را به حداقل ممکن برسانید.
در صورتی که نرم افزاری را انتخاب کردید که تشابه زیادی به خواسته شما داشت و یا شرکت مورد اعتماد خود را پیدا نمودید باید از آن تیم سوال کنید آیا این امکان را دارند مگر محصول را با اندکی تغییر برای شما سفارشی کنند.
مطمئنا جواب هایی که شرکت های برنامه نویسی به شما می دهند به دو صورت است: یکی اینکه بله امکان آن وجود دارد و یکی اینکه خیر وجود ندارد.
نه از جواب بله خوشحال شوید و نه از جواب خیر ناراحت!
وقتی جواب بله است باید هزینه و زمان این تغییرات باید محاسبه شود و هر دو طرف باید ریسک این کار را بپذیرند.
و وقتی جواب خیر است کمی کار شما سخت است، شاید این جواب نشان دهنده ی این باشد که مسیرهای توسعه آن نرم افزار بسته است و شرکت برنامه ای برای تغییرات آن در حال حاضر ندارد. البته این یک جواب منطقی است چرا که فرایند تولید و طراحی نرم افزار بسیار سخت تر از آن است که تصور کنید. برای مثال ساخت یک دفتر تلفن آنلاین، یک هفته زمان ببرد ولی قطعا 2 تا 3 هفته آنالیز و 1 تا 2 ماه فرجه تست و آزمایش آن زمان خواهد برد. پس این حق را به شرکت ها بدهید که هر ویژگی و امکانی که شما بخواهید را نتوانند فوری بسازند چون ماهیت نرم افزار بغیر از ساخت، تست و آزمایش کردن آن در شرایط و زمان های مختلف است.
در نتیجه این شما هستید که تصمیم می گیرید از نرم افزارها و محصولات آماده استفاده کنید، یا نرم افزار مخصوص کسب و کار خودتان را استفاده کنید و یا برای تغییر یک محصول آماده با شرکت سازنده وارد مذاکره شوید.
