حتی فکر کردن به این که با لباس راحتی، پشت میز کامپیوتر بنشینیم یا روی کاناپه لم دهیم و با لپ تاپ مان کار کنیم؛ جذاب است. اما زمانی که همسایه ای با یک وسیله برقی کار کند، ماشین ها با بوق زدن روی اعصاب تان بروند یا فکر شبکه های اجتماعی و دیگر سرگرمی ها، ذهن تان را رها نکند؛ جذابیت انجام کار در منزل از بین خواهد رفت.
با وجود تمام این مشکلات، دورکاری و کارکردن از خانه، روش جدیدی در دنیای کسب و کار است که باعث کاهش هزینه ها و موفقیت بسیاری از شرکت ها می شود؛ زیرا مدیران می توانند از استعدادهایی بهره ببرند که امکان حضور فیزیکی در شرکت را ندارند. اما این که برای انجام کار در منزل و از راه دور، محیط خانه باید چه شرایطی داشته باشد و چطور در آن کار کنید؛ مسئله ای است که موفقیت یا شکست شما را رقم می زند.
در شرکت ها و دفاتر اداری هم، مشکلات محیطی مختلفی وجود دارد و بعضی از کارمندان و همکاران، بزرگ ترین عامل حواس پرتی هستند. آن ها گاه و بی گاه، سر میز کارتان می آیند و صحبت می کنند، مشتری ها دائما در رفت و آمد هستند و صدای تلفن و گفت وگوهای داخل شرکت، از جمله عوامل حواس پرتی محسوب می شوند. البته مزیت «اجتماعی و معاشرتی» در دفاتر، شرکت ها و محیط های کاری، یک ویژگی مثبت است؛ اما اگر شما جزو افرادی هستید که به راحتی حواس تان پرت می شود، این مسئله می تواند برای شما، یک نکته منفی محسوب شود.
در مقابل، هنگام انجام کار در منزل و دورکاری، خبری از همکاران، همهمه مشتریان و تلفن های گاه وبی گاه نیست؛ اما بزرگ ترین دشمن حواس پرتی در محیط خانه، خود شما هستید (و البته آن مواردی که در مقدمه اشاره شد). زیرا زمانی که ذهن تان درگیر این قبیل مسائل موجود در شرکت ها نیست، زمان و فضای آزاد زیادی دارید تا به راحتی سراغ فعالیت های مزاحم بروید. در دفاتر خانگی، هیچ کس بر شما نظارت ندارد و برای انجام کارها و تکمیل شان، هیچ فشاری از سوی همکاران و مدیران شرکت، حس نمی کنید؛ البته نکته مهم و شاید مهم ترین نکته این است که در طول روز، لباس رسمی تن تان نمی کنید!
اولین قدم برای یک دورکاری موفق در خانه، این است که با راه های ایجاد تمرکز آشنا شوید؛ شما برای انجام هر کاری نیاز به تمرکز دارید به ویژه که در خانه، عوامل حواس پرتی شما بیشتر از هرجایی هستند؛ از سیل خبرها در شبکه های اجتماعی که هرلحظه ذهن شما را قلقلک می دهند تا صحبت کردن با اعضای خانواده، همگی می توانند به راحتی حواس و تمرکز تان را به هم بزنند تا نتوانید کار کنید. مهم ترین راه برای تمرکز، حذف عوامل حواس پرتی در اطراف تان است؛ برای این کار سه نکته را باید رعایت کنید:
نکته اول؛ کافی است یک گوشه امن و تا جای ممکن بی سر و صدا در خانه برای خودتان پیدا کنید؛ اتاق تان یا هرجایی که بتوانید با سیستم رایانه ای تان تنها باشید. یک هدفون و حتی یک موسیقی آرام هم می تواند در خانه برای ایجاد این فضا به شما کمک کند.
نکته دوم؛ شبکه های اجتماعی گوشی و سیستم تان را برای ساعاتی که می خواهید کار کنید، به نحوی مسدود کنید؛ خودتان را مقید کنید که جز برای استراحت میان کار، به گوشی و آن هم برای مواقع ضروری سرک نکشید.
نکته سوم؛ حتما از اعضای خانواده بخواهید در طی این مدت با شما کاری نداشته باشند؛ شما می توانید در ساعات استراحت میان کارها و آن هم به مدت زمان مشخص با آنها صحبت کنید.
یادتان باشد تمرکز دقیقا شبیه به یک عضله ذهنی است. هر چقدر بیشتر روی ساخت آن کار کنید، قوی تر می شود. پس همین حالا تمرکز کردن را تمرین کنید.
هنگامی که در یک شرکت کار می کنید؛ رفت و آمد از خانه تا محل کار، دلیل خوبی برای زود بیدارشدن و انجام وظایف است. هرچند در خانه هم، پیمودن مسیر بالشت تا کامپیوتر، می تواند برای شما یک چالش بزرگ باشد!
برای مقابله با این موضوع، باید به فردی تبدیل شوید که وقتی چشم تان را باز می کنید، به سمت کارهای تان شیرجه بزنید. شاید اوایل برای تان کمی سخت باشد و دائما با خود بگویید: «حالا بذار پنج دقیقه دیگه، زیر پتو باشم». اما وقتی به این کار عادت کنید، همه چیز تغییر می کند. پس هنگامی که چشم تا ن را باز می کنید، نه سراغ گوشی بروید و نه خود را غرق افکارتان کنید؛ بیدار شوید و پس از فعالیت های صبح گاهی مثل نرمش و صبحانه، سراغ مهم ترین پروژه روزتان بروید. این روش کمک می کند تا بخش مهمی از کارهای روزانه خود را به پایان برسانید.
توجه کنید که دیر برخاستن از رختخواب، صبحانه طولانی و چک کردن شبکه های اجتماعی، عواملی هستند که انگیزه کاری را از شما سلب می کنند و کارتان عقب می اندازند.
بهترین راه این است که صبح تان را ساعت ۶ یا ۷ آغاز کنید. یک چای یا قهوه آماده کنید و مستقیما به سراغ کار بروید و زمانی که برخی از کارهای مهم انجام شد و نیاز به استراحت داشتید، آن گاه یک صبحانه شیک و مجلسی برای خود تدارک ببینید. این جا است که لذت کار در خانه برای شما دو چندان خواهد شد!
ذهن آگاهی و آمادگی فکری که بین کار و شرکت در مغز یک فرد ایجاد می شود، یکی از دلایل موثرتر بودن شخص درون شرکت است. برای همین مهم است که نباید این آمادگی فکری مرتبط با کار را به هنگام دورکاری و انجام کار در منزل از دست بدهید.
وقتی قرار است وظایف را به صورت دورکاری انجام دهید، همه آن کارهایی که وقتی قرار است به شرکت بروید را انجام دهید. از ساده ترین چیزها گرفته تا مهم ترین ها: زنگ هشدار و بیداری گوشی خود را فعال کنید، قبل از کار یک چای یا قهوه بنوشید، ابزار، دفاتر و وسایل مورد نیاز برای شروع کار را آماده کنید. وقتی به صورت کار در خانه به فعالیت می پردازید، قطعا با اینترنت سر و کار دارید. بنابراین از این نظر می توانید فعالیت اینترنت خانگی با کاری خود را از هم جدا کنید. جالب است بدانید مرورگرهایی نظیر گوگل کروم به شما اجازه می دهند تا چند پروفایل به منظور داشتن تب های متفاوت ایجاد کنید. برای مثال می توانید یک اکانت برای کارهای شخصی و سرگرمی داشته باشید و یک اکانت برای کار و سایت هایی که برای انجام وظایف باز داشته باشید تا به این صورت از حواس پرتی های احتمالی دور شوید.
زمانی که به صورت دورکاری به انجام وظایف می پردازید، شما خودتان مدیر شخصی خود هستید. زمانی که در طول روز کسی نباشد که روی کارها مدیریت کند یا محیط خالی از هر گونه جو کاری باشد، به راحتی و سریع تمرکز شما از بین خواهد رفت و وقت هدر خواهید داد.
به منظور این که روی برنامه ها و وظایف خود بمانید، کارها و زمانی را که قرار است آن ها را انجام دهید در طول روز بخش بندی کنید. اگر یک تقویم آنلاین داشته باشید، به راحتی می توانید روی آن کارها و اتفاقات را برنامه ریزی کنید و برای هر یک از آن ها یک یادآور تنظیم کنید. در این زمینه ابزاری مانند Google Calendar می تواند کمک کند.
با این کار حتی متوجه خواهید شد که کارها در خانه حتی ممکن است سریع تر هم پیش بروند، به شرطی که خود را متمرکز و موثر نگه دارید.
این که در یک شرکت کار نمی کنید و همه چیز در خانه رخ می دهد، به این معنی نیست که نمی توانید یک دفتر داشته باشید. به جای این که هر روز یک نقطه از خانه را برای کار کردن انتخاب کنید، هر بار به یک اتاق بروید یا روی کاناپه که بیشتر محل اوقات فراغت است به انجام کار در منزل بپردازید، یک اتاق مشخص شده، یک میز مشخص یا یک سطح خاص را برای دورکاری خود انتخاب کنید.
داشتن فضای مشخصی برای کار و استفاده از آن به صورت دائم به عنوان «محل کار» یک باور و قاب مناسب برای انجام وظایف را در ذهن شما ایجاد می کند.
شبکه های اجتماعی به گونه ای طراحی شده اند که دسترسی به آن ها راحت انجام شود و از هر طریقی هم بتوان به آن ها دسترسی داشت. اما زمانی که صحبت از کار باشد، این ویژگی شبکه های اجتماعی چیزی جز یک ضرر برای بهره وری نیست.
برای مقابله با این ویژگی شبکه های اجتماعی در ساعات کاری، آن ها را از مرورگرهای خود حذف کنید، آن ها را ببندید، نوتیفیکشن های آن ها را از گوشی خود خاموش کنید. حتی برای این که از سایت ها و شبکه های اجتماعی سرگرم کننده دورتر شوید، بد نیست به شکلی خصوصی روی مرورگر خود کار کنید. به چه صورت؟ برای مثال روی مرورگرهای کروم و فایرفاکس، گزینه ای به نام Incognito وجود دارد. استفاده از این گزینه به معنای آن است که از پروفایل همه سایت ها و شبکه های اجتماعی خارج شده اید و خبری از سایت هایی هم که قبلا باز کرده اید نیست. استفاده از این گزینه کمک می کند تا مطئمن شوید هوس سر زدن های گاه و بی گاه به دیگر سایت های سرگرمی به سرتان نزند.
شبکه های اجتماعی می توانند بدون این که اصلا متوجه شوید، شما را به درون خود ببلعند و حتی نفهمیدن که زمان چطور می گذرد. پس در ساعت کاری از آن ها دور شوید و تا می توانید بین خود و آن ها کوهی از موانع ایجاد کنید.
بسیاری از پروژه ها بیشتر از حدی که انتظار دارید زمان می برند. به همین دلیل، برخی اوقات کمتر از آن چه که برنامه ریزی کرده بودید کار می کنید. بنابراین باید در عین حال که خود را برای زمان بیشتر کار کردن روی یک پروژه تشویق می کنید، باید خود را برای انجام کارهای بیشتر روی پروژه های بیشتر هم تشویق کنید. با این کار حتی اگر فهرست اهداف شما هر روز کمتر و کمتر شود، با این حال فهرستی از کارهای تکمیل شده دارید که به شما انرژی می دهند یا حتی فهرستی از کارهایی دارید که چیزی به پایان آن ها نمانده است.
برخی از شرکت ها هستند که به صورت روزانه یک جلسه هیجان انگیز صبحگاهی برگزار می کنند و کارمندانی که کار در خانه انجام می دهند، فعالیت های تکمیلی و فعالیت هایی را که مشغول آن هستند انجام می دهند. این یک رقابت سالم و جذاب است تا کارمندان هر روز کارهای بیشتری را انجام دهند و روی تکمیل کردن پروژه ها تعهد صادقانه داشته باشند.
حتی اگر از صبح تا عصر در یک شرکت هم باشیم، انگیزه کاری ما به صورت طبیعی در طول روز فروکش می کند و دوباره جاری می شود و دائما بالا و پایین می شویم، یک لحظه همه جانبه روی کار تمرکز کرده ایم و یک لحظه روی صندلی دور خود می چرخیم (اگر رئیس حواسش نباشد). بنابراین زمانی که به صورت دورکاری به انجام کار در خانه می پردازید، بسیار مهم است که بدانید که این فروکش کردن و جاری شدن انگیزه کاری در چه زمانی از روز قرار دارد و طبق آن برنامه ریزی کنید.
برای اینکه از کارها عقب نمانید، کارهای سخت تر و جدی تر را در بازه ای از روز قرار دهید که می دانید می توانید آن ها را به بهترین شکل ممکن انجام بدهید. این بازه زمانی برای برخی ها در ابتدایی ترین ساعت روز قرار دارد و برای برخی ها آخرین ساعت شب. در دیگر زمان های روز می توانید وظایف ساده تر را تکمیل کنید که البته می توانند به خودی خود یک نیروی انگیزه بخش باشند. مجله وِرلی این گونه از وظایف را «اعمال کوچک موفقیت» می نامد. چرا که انجام آن ها کمک می کند تا برای تکمیل وظایف سنگین آماده و پر اشتیاق شوید.
اصطلاحی وجود دارد که می گوید، اگر می خواهید کاری را به سرانجام برسانید، آن را به یک آدم پر مشغله بسپارید. اما چرا چنین حرفی زده می شود؟
عجیب اما واقعی است که بدانید در قوانین نانوشته کار و بهره وری، هر چه که پر مشغله تر باشید، در حقیقت کارهای بیشتری را هم انجام می دهید. این مسئله همانند قانون حرکت نیوتن است. زمانی که در حرکت باشید، بنابراین در حرکت هم خواهید ماند، زمانی در حالت سکون و استراحت باشید، بنابراین در حالت استراحت هم باقی خواهید ماند. به همین دلیل افراد پر مشغله برای انجام کارها و حرکت به سمت جلو بسیار سریع تر و دارای جنبش کافی برای تکمیل هر چیزی که روی میز آن ها قرار می گیرد هستند.
متاسفانه، زمانی که در خانه هستید، سخت است که کارها و وظایف زیادی پیدا کنید که به این سطح از مشغله برسید و انگیزه و جنبشی که دارید ممکن است به راحتی از بین برود. به همین دلیل برخی از متخصصین بر این عقیده هستند که می توانید علاوه بر کار اصلی، حواس خود را روی یک چیز دیگر پرت کنید که شما را دائما بین دو موضوع درگیر نگه می دارد.
کار از خانه ممکن است کمک کند تا تمرکز بیشتری داشته باشید، اما در عین حال بزرگ ترین ویژگی کار در یک شرکت، یعنی همکاری و هماهنگی را هم از شما می گیرد. برای جلوگیری از این اتفاق، روش هایی وجود دارد و آن هم استفاده از ابزارهای پیام رسان و کنفرانس های ویدیویی است تا به راحتی با همکاران خود هماهنگ باشید.
فراموش نکنید که بخش مهمی از انجام کار در منزل و چیزهایی که آن را ممکن می کنند، همین ابزار و اپلیکیشن های طراحی شده هستند تا به راحتی محدودیت ها و فاصله ها را از بین ببرد. معمولا شرکت ها ابزار خاص و تعریف شده ای برای ارتباط با همکارانی که به انجام کار در منزل می پردازند مشخص کرده اند، در غیر این صورت بهتر است ابزار مختلفی را پیدا کنید و با بررسی جنبه های متفاوت آن ها، بهترین را انتخاب کنید. ابزارهایی نظیر Skype، Trello، Slack، Dropbox،https://clockify.me و غیره، از جمله نرم افزارها و اپلیکیشن های رایج برای ارتباط از راه دور و انجام کار در منزل هستند.
همیشه تفاوت نظرهایی در مورد گوش دادن به موسیقی در هنگام انجام کار در منزل یا حتی در شرکت وجود دارد. برخی ها می گویند گوش دادن به موسیقی باعث حواس پرتی می شود و برخی دیگر می گویند باعث تمرکز می شود. اما طبق تحقیقات انجام شده، نوع و سبک موسیقی مهم است. در اولین قدم بهتر است یک پلی لیست پر از موسیقی های متفاوت داشته باشید و آن ها را بر اساس انرژی مورد نیاز روی پروژه ای که دارید انتخاب کنید. بهترین موسیقی ها در هنگام انجام کار، ساندترک ها یا همان موسیقی های بازی های ویدیویی هستند. این ساندترک ها به گونه ای طراحی شده اند تا در خود بازی های ویدیویی، باعث تمرکز یک فرد شوند. جالب است بدانید که این موسیقی ها دقیقا در هنگام انجام کار در منزل یا درون شرکت هم بسیار موثر هستند.
اما در کل داشتن پلی لیستی از آهنگ های متفاوت نسبت به پروژه و فعالیت بسیار مهم است. مثلا در هنگام چت کردن با دیگر همکاران، چک کردن ایمیل ها و بررسی برخی از کارها که نیاز به تمرکز ندارد، آهنگ های درگیر کننده یا از خوانندگان محبوب خود را پخش کنید تا انرژی خود را شارژ کنید. اما مثلا در هنگام نوشتن یا تهیه یک مطلب، آهنگ های آرام یا ساندترک بازی های ویدیویی را گوش کنید تا معجزه آن ها را درک کنید.
بسیاری از ما در خانه تنها نیستیم و اشخاص دیگری هم حضور دارند. بنابراین مطمئن شوید هنگامی که مشغول کار هستید و زمان کار در منزل فرا رسیده است، هم اتاقی ها، خواهر و برادر، پدر و مادر، همسر، یا حتی حیوانات خانگی باعث نشوند تمرکز ما از کار پرت شود. چه از سوی شما و چه از سوی آن ها باید احترام به زمان و فضا رعایت شود تا بتوانید به خوبی کار را پیش ببرید. این که به انجام کار در منزل می پردازید به این معنی نیست که در منزل هستید! باید آن ها و خودتان به این باور برسید که در هنگام کار، شما در دفتر خانگی خود هستید، نه در خانه.
دورکاری بسیاری از ارتباطات شفاهی و حضوری ما را به صورت نوشتاری درمی آورد. تمام پیام ها و گزارش های کاری و جلساتی که در محیط کار به صورت حضوری بود حالا باید به صورت مکتوب و از طریق ایمیل و چت به اطلاع مدیران و همکاران برسد. به همین دلیل اهمیت دارد که شما روی مهارت های نوشتاری خود تمرکز کنید؛ باید بتوانید گزارش ها و پیام های کاری خود را صریح، شفاف، کوتاه و بدون اتلاف وقت بنویسید و از طریق ایمیل و شبکه های اجتماعی منتقل کنید. در این میان نباید اولویت بندی در پاسخ دادن به پیام ها را فراموش کنید؛ حتی لازم است از ابزارهای ارتباطی مناسب برای پاسخ گویی به هر پیام چه از طرف همکاران و چه مدیران و البته مشتریان استفاده کنید.
اگر به درستی استراحت نکنید، خیلی راحت ممکن است حواس پرتی به تعداد دفعات بالا به سراغ شما بیاید. شما در خانه هستید، هیچ کس بالا سر شما نیست، بنابراین با خود صادق باشید و به جای اینکه به عنوان استراحت بروید و یک کلیپ از یوتیوب تماشا کنید، به سایت مورد علاقه خود سر بزنید یا حتی گوشی به دست بگیرید، کلا از پشت میز کار خود خارج شوید. بیرون بروید و قدم بزنید، یا برای خود غذا آماده کنید.
این گونه از استراحت ها که برای مثال در آن ناهار خود را آماده و میل می کنید، می توانند بسیار بهتر شما را شارژ کنند. بر این باور نباشید وقتی در خانه هستید باید ۱۰۰ در ۱۰۰ کار کنید تا فردی موثر باشید. یک استراحت درست و حسابی می تواند شما را بیش از پیش به فردی موثر تبدیل کند.
هنگامی که به انجام کار در منزل به صورت دورکاری می پردازید، درست است که می توانید تعادل بسیار بهتری بین کار و زندگی شخصی داشته باشید، اما باید در عین حال مراقب هم باشید. دورکاری و انجام کار در منزل می تواند معتاد کننده باشد و اگر عاشق کار خود باشید و از آن لذت ببرید و به دلیل وجود فضای ریلکس و آرام خانه، ممکن است به کلی گذر زمان را متوجه نشوید.
نکته پایانی اینکه فراموش نکنید حس مفید بودن و رضایت کاری، یکی از بهترین راه ها برای گذر از بحران است و هر فردی می تواند با شناخت از خود و با تمرکز و روحیه خوب، یک برنامه دورکاری مناسب در نظر بگیرد که در عین حال می تواند نتیجه بخش هم باشد.
شما برای یک دورکاری موفق در این روزهای کرونایی چه پیشنهاداتی دارید؟ و به نظرتان در دروان پساکرونا محیط دورکاری چگونه خواهد شد؟
منبع:startupet.com -karan.ir
