به موقعیت ها و روابط شغلی افراد در سازمان ها که باعث ایجاد نظم در اجرای فرآیندهای کسب و کار می شود را به اصطلاح چارت سازمانی (Organizational Chart) می نامند. چارت سازمانی می تواند به عنوان یک ابزار مدیریتی مورد استفاده قرار گیرد و چون به دید بصری افراد در بهتر دیدن سازمان کمک شایانی می کند، بسیار ارزشمند است. همچنین یک نمودار سازمانی می تواند به عنوان یک ابزار مدیریتی برای مدیریت صحیح کسب و کار در هر شرکت و سازمانی مورد استفاده قرار گیرد. برای طراحی نمودار سازمانی متناسب با کسب و کار تان باید با انواع آن آشنا باشید. چند نمونه از جایگاه ها را به اختصار در این مقاله توضیح داده ایم که خواندن آن خالی از لطف نیست.
جالب است بدانید که بیش از یک قرن است که چارت سازمانی یا همان نمودارهای سازمانی بخشی از بخش مهندسی و مدیریت هستند و قدمتی زیادی به حساب می آید. برای اولین بار در سال 1854 توسط «دانیل مک کالوم» که یک مهندس با تجربه بود ارائه شد. درحالی که این مفهوم توسط مک کالوم معرفی شد، نمودار اول توسط «جورج هولت هنشاو» ترسیم شد. به زودی، تمام دستورالعمل ها و نظریه های اساسی در مورد نمودار نیز ذکر شدند، گرچه مدتی طول کشید تا نمودارهای سازمانی به جریان اصلی تبدیل شوند.
حتی تا سال 1920، این مفهوم توسط متخصصان شناخته شده نبود. در همان زمان، برینتون روی کاربرد گسترده نمودارها تمرکز کرد و برای نشان دادن کاربردهایشان مثال های زیادی ارائه داد. به تدریج، چارت های سازمانی راهی در کارهای تجاری و اداری پیدا کردند. در دهه 1960، نمودارها به عنوان ارگانیگرام یا ارگانوگرام شناخته می شدند. امروزه، این چارت های سازمانی به بخشی آشکار از کار حرفه ای روزمره در هر سازمان بزرگی تبدیل شده اند.
فقط این موضوع را بدانید که بدون نمودار سازمانی نمی توانیم گردش کار یک شرکت را درک کنیم. همچنین این مهم به ما کمک می کند از وظایف کارکنان و نحوه ارتباط آن ها با یکدیگر مطلع شویم. از بودجه بندی گرفته تا تخصیص کار و نیروی انسانی گرفته تا مدیریت کارکنان، چارت سازمانی می تواند ابزاری حیاتی برای سناریوهای متعدد سازمانی باشد.
بیشتر نمودارها به یک سلسله مراتب عمودی اختصاص یافته اند و نمی توانند رویکرد مدیریت افقی (فرآیندی) را نشان دهند (که روز به روز محبوب تر می شود).
کمبود استاندارد مربوط به چارت های سازمانی وجود دارد. یعنی می توانیم از هر شکل برای نشان دادن موجودیت یا رابطه استفاده کنیم. آن ها به جای تصویر واقعی از نحوه انجام کار، بیشتر سلسله مراتب رسمی را روی کاغذ ارائه می دهند.
دامنه کافی برای توصیف یک رابطه غیر خطی در این نمودارها وجود ندارد. چارت ها نمودارهایی هستند که ارتباط بین کارکنان از مدیریت ارشد گرفته تا کارکنان عادی را نشان می دهند. چارت های سازمانی عمدتا توسط شرکت های کوچک و بزرگ، دولت ها و سایر سازمان ها اعم از داخلی و بین المللی استفاده می شوند.
انبارداری نیز مثل بسیاری از کسب و کارها سازمانی دارای رده های شغلی مختلف است. اگر سازمان بزرگ باشد، نوعی چارت سازمانی انبارداری طراحی می شود که با توجه به هر رده شغلی ممکن است وظایف انباردار متغیر باشد. اما به طور کلی چارت شغل انبارداری به شرح زیر است؛ هرچند که ممکن است همه این سمت ها در یک اداره یا سازمان وجود داشته باشد و یا تنها یک مورد آن در شرح مسئولیت انباردار دسته بندی شده باشد.
کلیت فرآیند درخواست کالا، اضافه کردن متن درخواست کالا در انبار و ایجاد فرم درخواست است که در پروسه خرید و تدارکات میان دپارتمان ها و اشخاص مشخص شده مسیر خود را سپری می کند. در این میان ممکن است به درخواست، موضوع، تعداد کالا، فایل پیوست و توضیحات اضافه شود.
طبق این روند و چارت تهیه شده مراحل یک درخواست شکل گرفته است.
در این ویدئو آموزش درخواست کالا را مشاهده خواهید کرد. برای خرید و اطلاعات بیشتر وارد این لینک شوید.
همانطور که می دانید چارت های سازمانی انواع بسیاری دارند. این روند باعث می شود که تشخیص نمونه چارت سازمانی مناسب برای یک شرکت چالش برانگیز شود. طراحی نمونه چارت سازمانی را می توان به سه گروه در یک سازمان سپرد.
مدیر هر بخش نیز می تواند چارت سازمانی مربوط به دپارتمان خود را طراحی کند. سپس به کمک مدیر عامل یا مدیر منابع انسانی می توان نمونه چارت سازمانی دپارتمان های مختلف را با هم ترکیب کرد و یک چارت جامع تشکیل داد. البته این روش همیشه کاربردی نیست.
شش نکته که هنگام کشیدن نمونه چارت سازمانی باید به آن توجه داشته باشید.
نوع چارتی که می سازید باید مانند آینه ای از فلسفه مدیریت و ساختار سازمانی شرکت شما باشد. ممکن است فکر کنید یک ساختار سازمانی برای هر سازمانی یا شرکتی متناسب است؛ اما همانطور که یک کت و شلوار با یک اندازه برای همه متناسب نیست، یک چارت هم برای همه سازمان ها مناسب نیست! اگر چارت خود را با استفاده از اطلاعات ذخیره شده در اکسل ایجاد کرده اید، می توانید از آن به عنوان داشبورد برای پیگیری عملکرد، هزینه های بودجه و موارد دیگر هم استفاده کنید.
در آخر باید بگویم که نصب برنامه Microsoft Visio 2019 نرم افزاری که به عنوان ابزاری پیشرفته جهت رسم چارت های سازمانی، نمودارهای فعالیت های کاری و ... بکار می رود. مایکروسافت ویزیو قالب های حرفه ای و مدرن و همچنین اشکال و آبجکت های پر کاربرد را مطابق با استانداردهای جهانی و به صورت از پیش طراحی شده در اختیار شما قرار داده و به شما کمک می کند تا به آسانی رسم نمودارهای سازمانی پیچیده خود را آغاز کنید و سپس به راحتی بین نمودار رسم شده و پایگاه داده (مانند اکسل) ارتباط برقرار کنید. به وسیله Microsoft Visio می توانید به طراحی دیاگرام های شبکه، فلوچارت های اداری و سازمانی، چارت اطلاعاتی، تقویم ها و ... حرفه ای بپردازید.
لینک نصب
