loader

اهداف و وظایف انبارها در تجارت الکترونیک

دوشنبه,05/آبان/1399 - 15:57:09 - 62
امروزه با پیشرفت علوم و تکنولوژی امکان تولید انبوه کالا فراهم شده است و این کار برنامه ریزی دقیق جهت استفاده به موقع و حداکثر از امکانات را می طلبد.

مقدمه

تقسیم کار و رشد جمعیت نیاز استفاده از فرآورده های دیگران را به وجود آورده است و این خود زمینه پیدایش سازمان های بزرگ گردیده که در این نظام های پیچیده فنی اجتماعی، انبار به عنوان واسطه موجبات گردش کالا از تولید به مصرف را امکان پذیر می سازد.

انبار می تواند در عرضه به موقع محصول، جریان عادی تولید، ثبات قیمت محصول، تعمیر و نگهداری ماشین ها و... نقش مهمی را ایفا نماید به طوری که نقش آن در تجارت غیر قابل انکار است. ارزش ریالی موجودی های انبار در صنایع مختلف متفاوت است و عوامل مختلفی در میزان نگهداری موجودی انبار واحدهای صنعتی–تجاری موثرند مثل روش تولید، دوره تولید، میزان بکارگیری ماشین آلات، نوع محصول ساخته شده، بازار مصرف، نوع مواد اولیه مورد احتیاج، نوسانات ارزی و قیمت در بازارهای جهانی، وضعیت واحد صنعتی در کل صنعت کشور و جهان و سیستم های تدارکاتی و سفارشات واحدهای تولیدی و.... اما انبار به دلایل متفاوتی برای موسسات و مراکز تجاری–صنعتی از اهمیت خاصی برخوردار می باشد که اهم آن ها عبارتند از:

  1. ارزش بالای سرمایه در گردش شرکت که به صورت کالا در انبار نگهداری می شود گاهاً تا 60 درصد سرمایه در گردش شرکت (سازمان) به حساب می آید.
  2. ارتباط مداوم و تنگاتنگ بخش انبار با بخش هایی نظیر تولید به تعمیر و نگهداری و امکان ایجاد وقفه در تولید به علت تامین نشدن نیازمندی ها از سوی انبار.
  3. ارتباط نزدیک انبار با بخش برنامه ریزی مواد باید به نحوی باشد که ضربه های حاصله در اثر کمبود محصول یا مواد را خنثی نماید و حکم ضربه گیر را در سازمان داشته باشد.

انبارها را از دو جهت می توان مورد بررسی قرارداد:

  1. از لحاظ فیزیکی نظیر محل انبار، نوع قفسه بندی ها، محل کالاها در انبار، نور، ایمنی و وسایل حفاظت کالاها و وسایل حمل ونقل و....
  2. سیستم اطلاعاتی انبار که به طرح و گردش فرم ها به نحوی که اطلاعات به بخش های مختلف کارخانه با موسسه به موقع و به مقدار لازم برسد و به کنترل های لازم در رابطه با کالاها بحث می نماید.

تعریف انبار

امروزه انبار دیگر حالت یک محفظه را ندارد بلکه عملیات آن زمانی کافی و رضایت بخش است که از دو جهت اطلاعاتی و فیزیکی مورد توجه قرار بگیرد. به طور کلی انبار محل و فضایی است که یک یا چند نوع کالای بازرگانی–صنعتی یا مواد اولیه یا فرآورده های مختلف در آن نگهداری می شود.

با این تعریف می توان گفت: "انبار محل و فضایی است که در آن مواد اولیه برای ساخت محصولات، کالای نیمه ساخته (کالای در جریان ساخت)، محصول ساخته شده، مواد و لوازم مصرفی، قطعات یدکی ماشین آلات، ابزار آلات و اجناس اسقاط نگهداری می شود آن هم بر اساس سیستم صحیح طبقه بندی." اجرای سیستم صحیح طبقه بندی مستلزم یاری گرفتن از یک نرم افزار انبارداری است. نرم افزار تحت وب انبار آنلاین این امکان را در اختیار شما قرار می دهد تا شما تعداد بی نهایت از کالای خود را در دسته های مختلف و به صورت استاندارد طبقه بندی کنید.

تعریف انبار

اهداف و وظایف انبارها:

هدف از تشکیل و ایجاد انبارها چه در سازمان های دولتی و چه بخش خصوصی، تامین و نگهداری کالاهای مورد نیاز سازمان های دولتی و اداری عبارت است از کلیه فعالیت های مربوط به تهیه و نگهداری و تحویل مواد و اقلام سازمان در زمان مناسب. مدیریت انبارداری نیز برنامه ریزی، سازماندهی، هماهنگی، هدایت و کنترل عملیات انبارداری است.

وظایف انبارها:

  1. برنامه ریزی و مراقبت جهت حفظ مقدار موجودی هر یک از اقلام کالاهای مورد نیاز سازمان در حد مطلوب خود.
  2. همکاری و مساعدت در خرید و تامین و تهیه کالاها و کنترل و دریافت کالاهای خریداری شده.
  3. نگهداری کالا در انبار به نحو صحیح و تسریع درامر تحویل با رعایت مقررات و دستورالعمل های سازمان.
    اجرای وظایف فوق مطابق با اصول و ضوابط صحیح انبارداری، موجبات تسریع در انجام امور سازمان، تولید بی وقفه و مرغوب، صرفه جویی و کاهش هزینه های تولید را موجب شده و بنیه مالی شرکت (سازمان) را تقویت می نماید.

گرچه کهولت مقررات و عدم تطابق آن ها با دنیای صنعتی امروز موجبات کندی کار را فراهم می نماید ولی در پی اصلاح و نوسازی آن با بهره گیری از تکنولوژی روز مانند استفاده از سخت افزارها و نرم افزارهای نوین انبارداری همانند انبار آنلاین همواره باید تلاش نمود.

انواع انبارها:

  1. انبارهای پوشیده: که از تمام اطراف بسته است و دارای سقف و وسایل ایمنی کامل می باشد.
  2. انبارهای سر پوشیده: این انبار دارای سقف بوده ولی چهار طرف آن باز است و فاقد حفاظ جانبی است. این نوع انبارها کالاها را فقط از باران و آفتاب حفظ می نماید.
  3. انبارهای باز یا محوطه: این انبار به صورت محوطه بوده و جهت نگهداری ماشین آلات و لوازم سنگین مورد استفاده قرار می گیرد.

انبارها را از نظر نوع موادی که در آن نگهداری می شود می توان به چهار دسته کلی، یا بیشتر تقسیم نمود؛ مثل انبار قطعات، انبار مواد اولیه، انبار محصول، انبار ضایعات و.... از ترکیب چند انبار باهم نیز مخزن به وجود می آید.

انبارها از لحاظ کالاهایی که در آنها نگهداری می شود به انبار کالاهایی معمولی، قابل اشتعال یا انفجار، فاسد شدنی، شیمیایی و سموم و انبار مواد غله ای تقسیم می شود.

از لحاظ چگونگی و ماهیت به انبار های گمرکی و ترانزیتی، انبار های توزیع محلی یا ناحیه ای و انبار های کارخانه های صنعتی تقسیم می شود و ممکن است دسته بندی های دیگری را نیز از انبار ها به عمل آورد که در زمره سایر روش ها می توان آنها را بررسی نمود.

انواع موجودی های انبارها:

  • مواد اولیه: برای ساخت محصولات که به مواد خام مشهور است. البته مواد اولیه ممکن است مواد خام و طبیعی نباشد بلکه محصول ساخته شده در یک کارخانه ممکن است ماده اولیه کارخانه دیگر باشد مثل نخ که محصول نهایی نخ ریسی است اما ماده اولیه پارچه بافی است و پارچه میز خود ماده اولیه کارخانجات و لباس دوزی ها است.
  • کالای نیمه ساخته شده (کالای در جریان ساخت): که شامل بهای ناقص دستمزد و مواد و هزینه های سر بار ساخت می باشد.
  • کالای ساخته شده: کالاهای آماده برای فروش با توزیعی هستند که ممکن است تهیه شده یا ساخته شده باشند.
  • اجناس خریداری شده جهت فروش: که در موسسات تجاری و توزیع کننده این نوع موجودی بیشتر به چشم می خورد.
  • مواد و لوازم مصرفی: که در تولید غیر مستقیم موثرند مثل گریس، روغن، ملزومات و غیره...
  • قطعات یدکی ماشین آلات: که جهت تعمیر ماشین آلات و دستگاه ها به کار می روند.
  • ابزار آلات: که ابزار کارگاه ها برای تولید محصول می باشد.
  • اجناس اسقاطی: اجناسی هستند که مستهلک شده و غیر قابل استفاده اند و یا به مزایده گذاشته می شوند یا مورد تعمیر مجدد قرار می گیرند.

موجودی های مذکور باید در انبارها با نظم و طبقه بندی و جاگذاری و کدگذاری مناسبی قرار بگیرند؛ شما در انبار آنلاین می توانید فایل کالای طبقه بندی شده خود را در فرمت اکسل و یا از طریق دستگاه بارکدخوان به داخل نرم افزار وارد کنید، همچنین برنامه تحت وب انبار آنلاین این امکان را به شما می دهد تا به صورت دستی برای کالای خود بارکد و یا کد مشخص تعریف کنید.

انواع موجودی های انبارها

سیستم انبارداری و مزیت های آن

سیستم مجموعه ای از اجزاء و عناصر است که با هم دارای ارتباط متقابلی می باشند و هر سیستمی برآیندی غیر از برآیند حاصل جمع برآیندهای اجزاء خود دارد و غالباً دارای هدف است. وجود این کلیت جدا با ویژگی های خاص خود در امور انبارداری مزایای زیادی را عاید ما می سازد که اهم این مزایا عبارتند از:

  • شناسایی کالاهای موجود در انبار به نحوی آسان تر و دسترسی راحت تر به کالاها به خصوص در موسسات با حجم موجودی های زیاد و متنوع
  • تشکیل فایل های اطلاعات دقیق تر در بخش های مختلف، تسریع در امر ارسال آمار و اطلاعات و تصمیم گیری های مدیریت.
  • دادن اطلاعات دقیق و صحیح به سایر بخش های موسسه و ارتباط سیستماتیک و منظم اطلاعات میان آن ها.
  • رفع اشکال ناشی از اتکاء سیستم و موسسه یه افراد معین در صورتی که فرد جدیدی مسئولیت انجام بخشی از مسئولیت های سیستم را بر عهده گیرد در اسرع وقت از چهارچوب فعالیت ها و روابط سیستم اطلاع حاصل می نماید.
  • ایجاد اطمینان خاطر در مدیریت و مسئولین بخش ها در صورت وجود سیستم منظم و تصمیم گیری بجا و به موقع متکی بر اطلاعات صحیح و کافی.
  • ایجاد کنترل های دقیق در سیستم از طریق کنترل دائمی و ادواری موجودی های انبار و بررسی و رفع مغایرات احتمالی.
  • کاهش هزینه های مصرف بدون مواد با سهل انگاری در مصرف و حفظ مواد، رفت و آمد های زاید و پیش بینی های غلط به علت نداشتن اطلاعات صحیح و به موقع هزینه های دیگر.
  • اگر سیستم نگهداری و ثبت میزان رسیده و مصرف مواد صحیح تعبیه شود، پایه و اساس جهت سیستم حسابداری صنعتی می گردد.
  • تاثیر روحی ناشی از وجود نظم و آگاهی مسئولین از میزان دقیق موجودی ها و کاهش با حذف احتمال سوء استفاده توسط متصدیان یا انبارداران و مدیران و رئیس انبارها.

اگر سیستم مناسبی را نتوان تدارک دید و به انبارها توجه کافی ننمود مشکلاتی گریبان گیر ما می شود که اهم آنها عبارتند از:

  • کمبود فضا چرا که کالاها خوب چیده نشده و محلی متناسب با مقدار و اندازه کالاها قبلا در نظر گرفته نشده است.
  • جابجایی اضافی ناشی از عدم وجود نظم و اتلاف وقت پرسنل انبارها و مصرف کنندگان و صدمه دیدن کالاها.
  • تلف شدن وقت پرسنل و تجهیزات و سردرگمی های حین کار و کاهش راندمان کاری مسئولین، راننده تجهیزات، کارگر تولید، سرکارگر، مدیر تولید، و با حتی مدیران رده های بالاتر سازمان.
  • وابستگی سازمان به شخص و اتلاف وقت در مواقع انبارگردانی (موجودی برداری) به علت نامرتب بودن انبارها.
  • ضایع شدن مواد و محصول، بعلت عدم توجه به مسائل ایمنی، نحوه استقرار کالا، و حمل و نقل آن و نیز مشخصات ویژه کالا که حتیمی تواند موجب بروز خسارات مادی و جانی برای موسسه شود.

اگر سیستم انبار صحیح بنا شود تمام بخش های دیگر براحتی یا با انبار ارتباط اطلاعاتی و موجودی خواهند داشت اهم واحدهای درگیر یا انبار عبارتند از: تولید، حسابداری صنعتی، نگهداری و تعمیرات، فروش، بازرسی، تدارکات، برنامه ریزی، حسابداری مالی که ارتباطی سیستماتیک با انبار دارند.



به منظور استفاده کاربردی از این مقاله می توانید با سیستم انبارداری انبار آنلاین آشنا شوید.

نرم افزار کنترل موجودی لحظه ای

درباره این مطلب دیدگاهی بنویسید...