به طور کلی عملیات انبارگردانی را این گونه می توان تعریف کرد: به کنترل فیزیکی فضای انبار، شمارش دستی موجودی کالاها در یک یا چند بازه زمانی مشخص و بررسی عدم مغایرت آن با موجودی ثبت شده در سیستم انبارداری و کاردکس کالا، عملیات انبارگردانی می گویند. نرم افزار انبارداری تحت وب انبار آنلاین امکان انبارگردانی در دوره های مختلف مالی را به صورت آنلاین برای شما فراهم کرده است.
موجودی کالاها یکی از مهم ترین اقلام دارایی هاست و در پایان دوره مالی ارزش موجودی ها تاثیر قابل ملاحظه ای در میزان سود و زیان شرکت ها خواهند داشت. از این رو لازم است در هر دوره مالی حداقل یکبار کل موجودی های شرکت شمارش شود تا از عدم مغایرت موجودی واقعی انبار و موجودی سیستمی اطمینان حاصل شود.
دلایل مختلفی مانند اشتباه در ثبت ورودی یا خروجی کالا در سیستم، عدم ثبت بخشی از رویدادهای مالی مثل خرید یا فروش، ضایعات ثبت نشده، سرقت و … باعث ایجاد اختلاف بین موجودی واقعی انبار و موجودی ثبت شده در سیستم نرم افزار مالی می شود. به همین دلیل به انبارگردانی در فواصل زمانی مشخص نیاز است که این فواصل با در نظرگرفتن هر صنف از فعالیت متفاوت خواهد بود.
هدف از انبارگردانی به طور کلی شمارش موجودی اقلام کالا به منظور ایجاد اطمینان از وجود کمی و کیفی کالاهاست. به این جهت لازم است قواعدی در حین انبارگردانی انجام پذیرد. از جمله این قواعد، الصاق تگ به کالا می باشد. همچنین مواردی از قبیل پلمپ انبار، وارد و خارج نشدن کارکنان و افراد به انبار، مرتب سازی کالاها و سایر موارد امنیتی باید مورد بررسی قرار گیرد.
معمولا انبارگردانی با حضور افراد ذیل انجام می گیرد:
نکته مهمی که باید بدان توجه کرد این است که در زمان انبارگردانی چون انباردار نسبت به چیدمان و محل کالاها آگاهی دارد، حتما باید در عملیات انبارگردانی حضور داشته باشد.
باید توجه داشت که در صورت استفاده از برنامه انبارداری مانند نرم افزار تحت وب (بدون نیاز به نصب) انبار آنلاین این عملیات طولانی و بعضاً پیچیده با تنها حضور یک اپراتور و بدون حضور در انبار امکان پذیر است؛
زیرا که انبار آنلاین تمامی مراحل ورود، ثبت و دسته بندی کالا و... را به تنهایی انجام می دهد.
به صورت کلی ۳ نوع انبارگردانی وجود دارد:
معمولا شمارش موجودی انبار برای افزایش دقت و کاهش ضریب خطا، در دفعات متعددی تکرار می شود که به صورت زیر است.
در این حالت شمارش موجودی یک بار انجام می شود و اگر مغایرتی بین موجودی و عدد ثبت شده در کاردکس وجود نداشته باشد، گزارش صحت موجودی صادر می شود. اما در صورت وجود مغایرت موجودی با کاردکس، کالاها لیست شده و دو شمارشی اتفاق می افتد.
در این حالت شمارش موجودی برای بار دوم انجام می شود و اگر عدد حاصل از شمارش دوم با عدد شمارش اول برابر باشد، مقدار شمارش شده معتبر است و به عنوان موجودی صحیح اعلام می شود. اما در صورت وجود مغایرت بین دو شمارش، حالت سه شمارشی اتفاق می افتد.
در این حالت شمارش موجودی برای بار سوم انجام می شود و تنها عدد حاصل از شمارش سوم معتبر بوده و به عنوان موجودی صحیح ثبت می شود.
نکات مهمی که در ارتباط با شمارش موجودی انبار ها باید به آن ها توجه کنیم به شرح زیر است.
منبع:blog.finto.ir
