loader

با دورکاری، کارایی کارکنان را افزایش دهید

شنبه,15/شهریور/1399 - 08:12:21 - 103
سیستم مدیریت کارها؛ راهکاری برای افزایش کارایی سازمان ها در شرایط دورکاری

تصورش دشوار است که در قرن بیست و یکم با بحرانی جهانی مواجه شویم که تمام مرزهای جغرافیایی کشورها را در نوردد و زندگی تمام مردم جهان را تحت تأثیر خود قرار دهد. با شناسایی ویروسی به نام COVID-19 یا کرونا، در یکی از شهرهای کشور چین به نام ووهان در دسامبر 2019، این بحران آغاز گردید. به فاصله ی اندکی پس از شیوع آن در چین، به سرعت در تمام کشورهای جهان گسترش یافت و ضمن بر هم زدن نظم حاکم در تمامی بخش های اقتصادی، سیاسی،آموزشی، ورزشی، هنری، ادبی و … در کشورها، موجب زیان های بعضاً جبران ناپذیری در سرتاسر جهان شده است.

متاسفانه، کشور ما نیز از بزرگ ترین آسیب دیدگان ناشی از همه گیری این ویروس جهانی است. شیوع این ویروس در کشور موجب تعطیلی و ورشکستی بسیاری از مشاغل و کسب و کارها شده است. برای جلوگیری از شیوع کرونا، بسیاری از کسب و کارهای دولتی و خصوصی، موظف به انجام دورکاری شدند.

در این نوشتار قصد داریم برای برون رفت از این مخاطرات در فضای کسب و کارهای ایرانی یک راه حل عملی پیشنهاد کنیم.

راه برون رفت سازمان ها در ایران در مواجهه با کرونا چیست؟

ویروس کرونا علی رغم آسیب های بسیارش، باعث شد که ما تصورتمان را برای بهینه سازی فعالیت هایمان و ایجاد تغییرات سازنده برای کسب و کار تغییر دهیم.

در شرایط کنونی، اکثر کسب و کارها به این مهم اذعان دارند که می توانند همه فعالیت ها یا بخش قابل توجهی از فعالیت هایشان را به صورت دورکاری انجام دهند. شاید تا پیش از این بحران، پذیرش این موضوع برای بیشتر صاحبان کسب و کار و مدیران دشوار بود و گمان نمی کردند که روزی باید از شکل سنتی و رسمی کسب و کار خود خارج بشوند و به دفاتر مجازی، دورکاری و سبک کارهای غیر رسمی روی بیاورند.

انبارداری از راه دور

چرا دورکاری؟

دغدغه های ما در زندگی در مواجه با ویروس کرونا بسیار است. اما بخش مهمی از دغدغه های ما مربوط به مسائل اقتصادی و کسب درآمد است. همه ما، چه در جایگاه کارفرما باشیم و چه در جایگاه کارمندی، در حال طی کردن سخت ترین روزهای زندگی مان هستیم. نه می توانیم کسب کارمان را تعطیل کنیم تا ورشکست شویم؛ نه می توانیم چشمانمان را روی مخاطرات جدی در مراجعات حضوری و رفت و آمدهایمان به محل کارمان ببندیم. دورکاری ما را از مخاطراتی که با حضور فیزیکی در محل کسب و کار با آن مواجه می شویم دور می کند و از سوی دیگر موجب بازگشایی و ادامه فعالیت کسب و کارها در این شرایط تا زمان خروج از این بحران خواهد بود.

دوری کاری، پاسخی به دغدغه های مدیران

دورکاری مانند هر پدیده نو ظهور دیگری مزایا و معایبی دارد. شاید مهم ترین نکته در خصوص معایب دورکاری کاهش ارتباطات مستقیم سازمانی باشد که به موجب آن تعاملات رنگ و بوی مجازی به خود می گیرد و صمیمت فضای حضوری کاهش می یابد.

اما چاره چیست؟ ما در شرایط بحرانی ناگزیریم که محدودیت های ارتباطی را بپذیریم.

با نیم نگاهی به مزایای دورکاری چه برای کارکنان و چه برای کافرمایان و مدیران، می توان به انعطاف پذیری ساعات کار، کاهش هزینه های رفت و آمد و خستگی های ناشی از آن به ویژه در کلان شهری مثل تهران و کاهش هزینه ها و مخارج جاری شرکت و… اشاره نمود.

در این پست قصدمان بررسی مزایا و معایب دورکاری نیست، اما دغدغه مدیران در بحث دور کاری، بهره وری و کارایی تیم ها و کارکنان است. یکی از دغدغه های مهم مدیران در شرایط دورکاری این است که، کارکنانی که هم اینک در سازمان حضور ندارند؛ چقدر مشغول انجام فعالیت های محول شده سازمان در منزل هستند؟ به وظایف و کارهای محول شده رسیدگی می کنند یا نمی کنند؟ خلاصه دل به کار می دهند یا نه؟

در این شرایط اگر شما یک ابزار مناسب برای ثبت وظایف و تخصیص وظایف به کارکنان در اختیار داشته باشید؛ امکان دستیابی به موارد زیر برای شما فراهم می شود:

  • مشخص کردن گروه های کاری و اعضای آن ها
  • تعریف وظایف و تخصیص آن به افراد مربوطه و مسئولین انجام هر کار
  • تعیین مهلت اقدام برای وظایف محول شده
  • نظارت و بررسی اقدامات صورت گرفته
  • پیگیری وظایف و کارهای محول شده به افراد
  • امکان گزارش گیری از اقدامات صورت گرفته
  • و …

وقتی کارکنان شما فهرست طبقه بندی شده ای از وظایف و کارها داشته باشند و نتایج اقدامات خود را در سامانه مربوط به آن ثبت و منعکس کنند؛ شما تا حدی زیادی از میزان فعالیت های کارکنان و زمانی که برای انجام آن صرف می کنند؛ مطلع می شوید. کارکنان هم از این حیث آسوده اند که نتایج کارها و اقدامات آن ها مورد مطالعه و بررسی قرار خواهد گرفت.

با دورکاری، کارایی کارکنان را افزایش دهید

هنر مدیران در شرایط دورکاری، حفظ و در مواردی افزایش بهره وری گروه های کاری در سازمان است. مدیران باید بتوانند به اندازه زمان استاندارد کاری، برای اعضای تیم، کار اثربخش تعریف کنند و سپس بر روی اقدامات صورت گرفته نظارت داشته باشند که اعضاء تا چه حد به زمان بندی کارها و تعهداتشان پایبند هستند.

شما نیاز به سیستمی دارید که امکان تعیین مدت زمان انجام کارها و زمان بندی انجام آن ها را داشته باشد؛ تا بتوانید ظرفیت گروه های کاری و برنامه زمانی پروژه ها و کارها را تنظیم و پیگیری کنید. در عین حال کارهای با اولویت بالا و کارهایی که وزن زیادی دارند را مشخص و اولویت بندی کنید.

اعتماد، اعتماد می آفریند

بسیاری از مدیران در طول دوره کاری خود بارها با پیشنهاد دورکاری سازمانی از سوی برخی از کارکنان خود مواجه شده اند؛ اما به دلیل نبود فضای اعتماد، این امکان را در اختیار کارمند خود قرار نداده بودند.

فرصت دورکاری و استفاده از سیستم های مربوط به مدیریت کارها و وظایف برای پیشبرد فعالیت ها در سازمان ها موجب شده است؛ اعتمادی دوسویه بین مدیران و کارکنان شکل گیرد. بسیاری از کسب و کارها در ایران با دورکاری در شرایط عادی هم می توانند بهره وری خود را حفظ نمایند. برخی از کارکنان در دوران دورکاری اثربخشی فعالیت های خود را به اثبات رسانیده اند و توانسته اند اعتماد مدیران را در این آزمون و توفیق اجباری به دست بیاورند. لاجرم با عبور از بحران هایی اینچنین، به واسطه اعتماد به کارکنان، بهره مندی از قابلیت ها و امکانات سیستم های مدیریت وظایف و کارها افزایش چشمگیری خواهد یافت. شاید مهم ترین نتیجه دورکاری و استفاده از سیستم های هوشمند مدیریت وظایف در این شرایط، فراهم شدن بستری برای فرهنگ کاری اعتماد متقابل در سازمان هاست.

تا اینجا نیاز شما را یک سیستم مدیریت کارها و وظایف ساده مرتفع می کند، اما ممکن است مسائل و دغدغه های بزرگ تری نیز داشته باشید:

انبارداری از راه دور

تبادل اسناد و مدارک مورد نیاز در سیستم مدیریت کارها

امروزه اکثر سیستم های مدیریت کار و وظایف امکان تبادل اسناد و مدارک و الصاق کردن آن ها را به کارها فراهم کرده اند و بدون دغدغه می توانید گزارش ها و مستندات مورد نیاز برای کارها یا گزارش های اقدامات انجام شده بر روی کارها را بررسی و مشاهده کنید.

اگر مدیر چند گروه کاری هستید، دنبال یک سیستم جامع مدیریت وظایف باشید.

در دورکاری، مهم‎ترین دغدغه شما به عنوان مدیر یک کسب و کار یا مدیر مجموعه ای از گروه های کاری در یک شرکت دولتی یا خصوصی این است که که چگونه می توانید یک یا چند گروه کاری را به صورت همزمان مدیریت کنید؟

سیستم های مدیریت کارها و وظایف به شما به عنوان یک مدیر این امکان را می دهند تا:

  • گروه های کاری مختلف تعریف کنید؛
  • برای هر تیم مدیر پروژه یا سرپرست مشخص کنید؛
  • و به صورت جداگانه پروژه و گروه های کاریتان را مدیریت کنید.

تعامل و تبادل نظر در سیستم مدیریت کارها چگونه برقرار می شود؟

با کاهش سطح ارتباطات رسمی، ابزارهای تعاملی به کمک کارکنان و مدیران آمدند تا بتوانند بخشی از این خلاء را جبران کنند. تقریباً اکثر سیستم های مدیریت کارها و وظایف استاندارد، امکان تبادل نظر و تعامل “Convertion” را ذیل فعالیت ها و کارها فراهم کرده اند. در واقع برای هر عنوان کاری، کاربران مختلف می توانند اعلام نظر کنند و بازخورد دریافت کنند که تاریخچه ی این ارتباطات قابل ثبت و نگهداری نیز می باشد.

چه سیستمی برای دورکاری انتخاب کنیم؟

برای دورکاری، تنوع سیستم و نرم افزارها زیاد است چه به صورت رایگان و بالعکس چه به صورت ابری و محلی با قابلیت های متنوع.

از نمونه های خوب و موفق سیستم ها مدیریت کارها و وظایفی در بازار می توان به: Terello، Taskulu، Basecamp، Yammer، Smartsheet، Box، Slack، Confluence، HipchatT، Acana و … اشاره نمود. بعضی از این ابزارها و سیستم ها بر اساس ساختار و مدل مدیریت پروژه طراحی شده اند و بعضی با ساختار اشتراک گذاری فایل و رویکردهای تعاملی و ….

انتخاب هر ابزاری مستلزم این است که قبل از انتخاب یک سیستم، نیازمندی های سازمان را مشخص و شفاف کنیم و برای پرسش های زیر جواب روشنی داشته باشیم:

  • آیا اطلاعات سازمان خود را روی بستر اینترنت قرار می دهید؟
  • این محیط برای سازمان شما امن هست؟
  • آیا کاربران شما امکان استفاده از نرم افزارهای خارجی با واسطه کاربری غیر فارسی را دارند؟
  • اندازه سازمان شما به گونه ای هست که بتوان برای همه ی کاربران سازمان، در این سیستم ها کاربر و گروه کاری تعریف کرد؟
  • آیا تعریف کردن مجدد ساختار و کاربران سازمان در یک نرم افزار جدید مقرون به صرفه و امکان پذیر است؟
  • سطوح دسترسی و مباحث امنیت سازمانی رو چگونه ایجاد کنیم؟
  • اگر دارای سیستم های سازمانی یکپارچه مانند مانند اتوماسیون اداری هستید، برقراری ارتباط با این سیستم ها چگونه خواهد بود؟

نتیجه گیری

شرایط کنونی کشور در مواجه و مقابله با کرونا، موجب شد دورکاری به عنوان یک فرهنگ کاری جدید برای دور شدن از مخاطرات مربوط به حضور فیزیکی در سازمان ها، به سرعت فراگیر شود. دغدغه های مدیران برای داشتن بهره وری مطلوب گروه های کاری در دوران دورکاری، موجب گرایش شدید به استفاده از سیستم هایی برای ثبت، سنجش و پیگیری فعالیت های کارکنان به صورت دقیق گردید.


منبع: baridsoft.net


به منظور استفاده کاربردی از این مقاله می توانید با سیستم انبارداری انبار آنلاین آشنا شوید.

نرم افزار انبارداری چه کمکی به ما می کند

درباره این مطلب دیدگاهی بنویسید...