6 فعالیت مفید در نرم افزار اکسل که باید بدانید

  • دوشنبه 11/آذر/1398
6 فعالیت مفید در نرم افزار اکسل که باید بدانید
آشنایی با 6 وظیفه اساسی در نرم افزار اکسل

اکسل یکی از نرم افزار هاییست که در بالاترین سطوح شرکت ها، مطالعات تحقیقاتی و... مورد استفاده قرار می گیرد. نرم افزار ساخته شده توسط مایکروسافت، توانسته با قدرت خود در انجام محاسبات، نتایجی که ارائه می کند را به حدی با اهمیت جلوه دهد که این روز ها بیشتر شرکت ها برای مدیریت و تحلیل داده های عظیم خود از اکسل استفاده می کنند.
یکی از ویژگی های خوب این نرم افزار ساده بودن به شمار می رود. البته ممکن است بعضی ها با این جمله موافق نباشند و اکسل را ساده نبینند. خیلی از افراد نگاهشان به اکسل مثل یک پازل پیچیده و غیر قابل حل است. در این مطلب که یکی دیگر از سری مطالب آموزش اکسل به شمار می رود، سعی داریم کار با اکسل را تا حدی ساده کنیم. اگر شما هم از این نرم افزار استفاده می کنید، باید ۶ موردی که در این مطلب به آموزش آن می پردازیم را حتما بلد باشید. این مطلب را از دست ندهید.

۱. مرتب سازی داده ها

مرتب سازی یکی از با اهمیت ترین مواردیست که باید در اکسل بلد باشید. فرض کنید جدولی در اختیار دارید که تعداد مشتری های یک شرکت بزرگ در آن وجود دارد و نیاز دارید تا آن ها را بر اساس حروف الفبا مرتب سازی کنید. برای این کار اکسل کار شما را ساده کرده. برای این کار مراحل زیر را طی کنید:

  • همه ی مجموعه داده های مورد نیاز خود را انتخاب کنید (نه فقط یک ستون!). برای این کار می توانید از فلش کوچکی که در تصویر و کنار خانه ی A و بالای خانه ی 1 قرار گرفته استفاده کنید یا با کلیک و کشیدن ماوس روی سلول های مورد نظرتان این کار را انجام دهید.
  • از بالای صفحه، وارد سربرگ Data شوید.
  • گزینه ی Sort را انتخاب کنید.
  • از پنجره ی کوچک باز شده، موردی که می خواهید بر اساس آن مرتب سازی انجام شود و همچنین ترتیب مرتب سازی (الفبا، بزرگ به کوچک یا برعکس و...) را مشخص کنید.
  • گزینه ی OK را بزنید.

بعد از انجام این مراحل، داده های شما مرتب سازی خواهند شد. در تصویر زیر، می توانید مراحل مرتب سازی تعدادی از داده ها به صورت الفبایی که بر مبنای شهر انجام خواهد شد را مشاهده کنید.

آموزش اکسل

نکته ی مهم: حتما دقت داشته باشید که برای انجام مرتب سازی، هرگز فقط یک ستون را انتخاب نکنید و همه ی سطر ها و ستون ها را برگزینید. در غیر این صورت بعد از انجام مرتب سازی، برخی از سطر ها به هم می ریزد. در مثال بالا اگر فقط ستون شهر ها را انتخاب می کردیم و مرتب سازی را انجام می دادیم، بقیه ی سطر ها مثل گذشته باقی می ماند و تنها ستون شهر ها مرتب سازی می شد.

۲. از بین بردن سلول های تکراری

وقتی با تعداد داده های بسیار بالایی کار می کنید، امکان وجود سطر های تکراری اجتناب ناپذیر است. اما به جای اینکه به خودتان زحمت بدهید و از بین هزاران سلول چند تایی که تکرار در آن ها اتفاق افتاده را به صورت دستی پیدا کنید، کافیست تا با انجام مراحل زیر از کسل بخواهید این کار را برایتان انجام دهد:

  • همه ی مجموعه داده ها را انتخاب کنید.
  • سربرگ Data را انتخاب کنید.
  • روی دکمه ی Remove Duplicates کلیک کنید.
  • ستون هایی که می خواهید موارد تکراری حذف شوند را انتخاب کنید. (اگر می خواهید از بین همه ی ستون های موجود موارد تکراری را پیدا کنید تیک گزینه ی Select All را بزنید.)
  • دکمه ی OK یا در بعضی از نسخه ها Remove Duplicates را بزنید.

آموزش اکسل

نکته ی مهم: سعی کنید به اندازه ی کافی داده های مختلف را انتخاب کرده باشید تا موارد تکراری تشخیص داده شده توسط اکسل کافی باشد. در مثال بالا اگر فقط ستون های نام را انتخاب می کردیم و عمل حذف سلول های تکراری را انجام می دادیم، اکسل بدون توجه به بقیه ی ستون ها، تنها یک نام Oprah را نگه می داشت و بدون حذف باقی سطر ها و بدون توجه به نام خانوادگی همه ی نام های Oprah را حذف می کرد.

۳. استفاده از فرمول های ساده ی ریاضی

با استفاده از اکسل دیگر نیازی به ماشین حساب و محاسبات پیچیده ی دستی نخواهید داشت. این نرم افزار قادر به انجام همه ی مسائل ریاضیست. برای استفاده از این ویژگی تنها کافیست با چند فرمول اکسل آشنا شوید. در لیست زیر به فرمول های اصلی و پایه ای نرم افزار اکسل اشاره می کنیم:

  • عمل جمع: برای این کار در سلول مورد نظر تایپ کنید: "Sum=" و سپس سلول هایی که می خواهید داده های داخل آن را جمع بزنید را انتخاب کرده و سپس Enter را فشار دهید.
  • عمل تفریق: ابتدا یکی از سلول هایی که می خواهید نتیجه ی عمل تفریق در آن درج شود را انتخاب کنید و در سلول "=" را تایپ کنید. سپس سلول عددی که می خواهید از آن کم کنید را انتخاب کرده و بعد از تایپ کردن "-" یا عدد دوم را تایپ کنید یا سلولی که حاوی داده ی خاصیست. سپس دکمه ی Enter را فشار دهید.
  • عمل ضرب: یکی از سلول ها را برای درج نتیجه ی پایانی انتخاب کنید و در سلول "=" را تایپ کنید. سپس یکی از سلول هایی که می خواهید عمل ضرب را روی آن انجام دهید انتخاب کرده و سپس در نوار فرمول "*" را تایپ کنید. در ادامه سلول یا عدد مورد نظر خود را در نوار تایپ کنید یا حتی سلول یا سلول های مد نظر خود را انتخاب کرده و در نهایت دکمه ی Enter را فشار دهید.
  • عمل تقسیم: دقیقا مانند عمل ضرب، با این تفاوت که عدد دوم (مخرج) در صورت صفر بودن باعث می شود با خطا مواجه شوید. برای انجام عمل تقسیم مراحل عمل ضرب را پیش بگیرید و تنها به جای "*" از "/" استفاده کنید.

توضیح انجام مراحل بالا کمی گیج کننده به نظر می رسد. بنابراین به فایل تصویری زیر به خوبی دقت کنید و سعی کنید کار هایی که در بالا گفتیم را انجام دهید. در تصویر زیر عمل جمع را مشاهده می کنید.

آموزش اکسل

ممکن است گاهی اوقات بخواهید فرمول استفاده شده در یکی از سلول ها که مربوط به ستونی خاص است را برای دیگر ستون ها هم به کار بگیرید. نرم افزار اکسل این موضوع را پیش بینی کرده و این کار به راحتی قابل انجام است.

برای این کار کافیست روی سلولی که فرمول ریاضی را در آن درج کرده اید، کلیک کنید. سپس از گوشه ی پایین سمت راست همان سلول، روی مربع کوچکی که ظاهر می شود کلیک کرده و آن را به سلول مقصد انتقال دهید. شاید کمی گیج کننده به نظر برسد. به فایل تصویری زیر دقت کنید:

آموزش اکسل

۴. قفل کردن عناوین سلول ها

یکی از آزاردهنده ترین اتفاقات در نرم افزار اکسل اسکرول کردن به پایین و از بین رفتن عناوین ستون هاست. این اتفاق بیشتر زمانی رخ می دهد که تعداد داده های مورد استفاده بسیار زیاد باشد. مثلا وقتی به سطر ۱۵۰۰ می روید، نمی دانیم که هر ستون مربوط به کدام عنوان هستند.

البته جای نگرانی نیست، چرا که نرم افزار اکسل این مشکل را هم پیش بینی کرده و حل آن بسیار ساده است. برای قفل کردن عناوین ستون ها در این اپلیکیشن کافیست مراحل زیر را انجام دهید:

  • اولین سطر که بعد از عناوین ستون ها ظاهر شده است را انتخاب کنید.
  • روی سربرگ View کلیک کنید.
  • دکمه ی Freeze Panes را برگزینید.

حالا با خیال راحت به پایین صفحه ی اکسل بروید. برای همیشه عناوین ستون ها را مشاهده خواهید کرد.

آموزش اکسل

۵. درج تاریخ در نرم افزار اکسل

یکی از کار هایی که در نرم افزار اکسل عمدتا به آن نیاز داریم، درج تاریخ است. برای این کار می توانیم از گوشه ی پایین صفحه در ویندوز، تاریخ را مشاهده کنیم و عینا آن را در یکی از سلول ها تایپ کنیم.

اما این کار با استفاده از اکسل ساده تر از این ها قابل انجام است. برای این کار کافیست که به راحتی یکی از سلول ها را انتخاب کرده و سپس کلید های ترکیبی ; + Ctrl را بزنید. در تصویری که در زیر آماده کردیم، همه چیز ساده تر قابل مشاهده است:

آموزش اکسل

۶. اعمال تغییرات یکسان در Sheet های مختلف

وقتی در نرم افزار اکسل از Sheet های مختلفی استفاده می کنید، ممکن است گاهی بخواهید یکی از سلول ها را در همه ی آن Sheet ها تغییر دهید. اگر این تغییرات زیاد باشد، شما باید تک تک به همه ی برگه ها بروید و تغییراتی که می خواهید را چندین بار اعمال کنید.

اما در واقع نیازی به این کار نیست. شما می توانید به راحتی با انجام مراحل زیر این کار را فقط یک بار انجام دهید و تغییرات را در همه ی برگه ها مشاهده کنید:

  • کلید Ctrl را نگه دارید و سپس همه ی برگه هایی که می خواهید یکی از سلول های آن تغییر کند را انتخاب کنید.
  • تغییرات مد نظرتان را اعمال کنید.
  • مطمئن شوید تغییرات در همه ی برگه ها اتفاق افتاده است.

در فایل تصویری زیر می توانید کار های توضیح داده شده در بالا را مشاهده کنید:


آموزش اکسل

مواردی که در بالا به آن اشاره کردیم، در واقع مواردی ابتدایی و پایه ای در زمینه ی کار با اکسل به شمار می رود. نرم افزار اکسل بسیار گسترده تر است و برای مسلط شدن به آن هیچ کاری به جز انجام پروژه های مختلف مفید واقع نخواهد شد.

منبع: digiato
درباره این مقاله دیدگاهی بنویسید...
برای ثبت دیدگاه باید ابتدا وارد سایت شوید. جهت ورود را کلیک کنید