دفتر معین چیست؟

یکی از کارهای روزمره و مهم هر حسابدار ثبت اطلاعات استاد حسابداری در دفاتر قانونی است که به این کار تلویحا دفترداری گفته می شود.

انواع مختلفی از دفاتر حسابداری وجود دارند اما مهمترین دفاتر حسابداری دو دسته هستند:

۱- دفاتر رسمی و قانونی که شامل دفتر روزنامه و دفتر کل است.

۲- دفاتر غیررسمی یا کمکی که مهمترین آنها دفتر معین است.

دفتر معین یک دفتر کمکی می باشد که حسابهای جزء یک حساب کل را در آن نگهداری و ثبت می کنیم.

در این دفتر برای هر حساب صفحه یا صفحات جداگانه ای در نظر گرفته می شود و تمام اقلام بدهکار و بستانکار هر حساب در صفحه مربوط به خود نوشته می شود.

به طور مثال وقتی ما یک حساب کل به نام بدهکاران داریم همگی ما می دانیم وقتی موسسه ای فعالیت می کند بدهکاران آن یک نفر نمی تواند باشد بلکه افراد متعددی وجود دارند که با شرکت معامله انجام می دهند و می توانند بدهکار یا بستانکار شرکت باشند.
برای جلوگیری از این مشکل و ایجاد سهولت و دقت در نگهداری حساب ها، در کنار دفتر کل، دفتر دیگری نگهداری می شود که به آن دفتر معین می گویند.
این کار کمک می کند که هر وقت لازم بود وضعیت بدهی شرکت به شخص خاصی را بدانیم مستقیماً به حساب آن در دفتر معین مراجعه و سریعاً اطلاعات مورد نیاز را استخراج نمائیم.

دفاتر معینی که معمولا در موسسات نگهداری می شوند عبارتند از:

1. دفتر معین بانک
2. دفتر معین بدهکاران
3. دفتر معین اموال
4. دفتر معین بستانکاران

به عبارت دیگر وقتی لازم باشد که تعداد زیادی حساب مشابه در دفتر کل افتتاح شود بهتر است برای تمامی این حسابها یک حساب کنترل در دفتر کل افتتاح و هر یک از این حسابها را به طور جداگانه در دفتر معین نگهداری کرد.