معمولا در سازمان های تولیدی، به دلیل وجود مواد اولیه و قطعات و موجودی های در جریان، نقش کنترل موجودی مشهودتر است. در سازمان های بازرگانی و فروشگاه ها نیز کنترل موجودی نقش بسزایی دارد. زیرا کالای ارائه شده نیازمند مدیریت است.
کنترل موجودی، جریانی است که ضمانت می کند اقلام و موجودی سازمان ها و شرکت ها و فروشگاه ها با در نظر گرفتن زمان، مکان، تعداد، کیفیت و هزینه برای مشتریان به موقع تدارک شود.
کنترل موجودی در مدیریت تدارکات مدرن، کنترل واقعی به حساب می آید. این کنترل همه اقدامات اساسی عملیات انبار را در بر می گیرد.
مواد درست در مقدار درست با کیفیت درست و در زمان و مکان درست.
هزینه در کنترل موجودی نقش مهمی دارد. همه اهداف کنترل موجودی باید با در نظر گرفتن محدودیت هزینه که در مورد اقلام بسیار قابل ملاحظه است، تحقق یابد.
همواره باید سعی شود که بین نیاز به کالا و موجودی آن تعادل برقرار شود. با توجه به کثرت کالاهای یک شرکت یا فروشگاه و تعدد دفعات عرضه کالا در طی یک یا چند روز، عملا کنترل تعدادی از کالاها از طریق نگهداری کاردکس و کارت کالا مشکلات متعدد و احتمالا فاحشی را در پی خواهد داشت.
به طور کلی می بایست با عملیات دقیق بین کالاهای مورد نیاز و کالاهای موجود تعادلی ایجاد کرد. مهم ترین مواد و کالاهایی که در انبارها نگهداری می شوند و موجودی آنها می بایست روشن و دقیق باشد، شامل محصولات و کالاهایی است که یک کسب و کار جهت تامین نیازهای مشتریانش تهیه می کنند.
معمولا عدم امکان تامین مدام و مستمر کالا وخطر کمبود آن، فروشگاه ها را ناچار به ذخیره سازی می کند. به علاوه تعدد دفعات خرید یا تامین کالا نیز عموما اقتصادی نیست. از این رو فروشگاه ها به دلیل های قانع کننده به سرمایه گذاری برای موجودی و قبول هزینه نگهداری آن اقدام می ورزند.
به طور کلی دلیل های نگهداری موجودی عبارتند از:
در بیشتر موارد تامین کالاهای مورد نیاز به دلایل مختلف در مکان ها و زمان های مورد نیاز میسر نمی گردد. برای مثال به علت بروز اعتصاب ها، تاخیرهای مربوط به حمل و نقل، شرایط نامساعد جوی، خطاهای اداری و … تامین کالاها با مشکلات عدیده مواجه می شود.
از طریق انبار کردن کالاها به میزان بیشتر از مقدار مورد نیاز برای زمان های کوتاه (مثلا یک هفته)، شرکت می تواند کالای بیشتری با قیمت کمتر خریداری کند.
در مواقعی که میانگین مصرف کالا زیاد باشد، ولی روند تغییر در مصرف نامعلوم است، شرکت ناچار به ذخیره سازی است. عدم ذخیره سازی مناسب می تواند شرکت و یا سازمان را با کمبود کالا برای تولید و یا عرضه مواجه سازد.
گاهی اوقات مشکلات مربوط به فقدان موجودی کالا بسیار گران تر از هزینه های نگهداری خواهد شد. این هزینه ها می توند شامل: از دست دادن سود، از دست دادن فروش، از دست دادن مشتری و غیره باشد.
نگهداری موجودی، می تواند فروش و سایر عملیات فروشگاه یا موسسه بازرگانی را هموار کند. کالای فروش نرفته در زمان رکود در انبار حفظ و در دوره رونق فروخته خواهد شد. این موضوع اقلامی که فروش فصلی دارند بیشتر اهمیت دارد (مانند چتر بارانی، لاستیک یخ شکن و …).
عملیات خرید شامل سلسه اقداماتی است که باید پیش از تحویل کالای مورد نظر به انبار صورت گیرد. کاهش دفعات خرید باعث کاهش نیاز به امور نظارتی-مدیریتی می گردد و هزینه ها کاهش می یابد.
انبار کردن کالاهایی که به قیمت معین خریداری شده اند، می تواند شرکت را در مواقعی که نرخ تورم بالا است از خطر افزایش قیمت ها مصون بدارد.
بعضی از کالاها یا فراورده ها (مانند: پنبه، شکر و … ) فقط در دوره معینی از سال در دسترس هستند. به همین علت برخی از کسب و کارها، ناچارند همه نیاز خود را یکجا خریداری کنند. به علاوه، شرکت ها می توانند با نگهداری اضافی کالاها در انبار، خرید را در موقعی که قیمت پایین است، انجام دهند و به این ترتیب، هزینه های خود را کاهش دهند.
گاهی میزان موجودی کالا، نشان دهنده رونق و اعتبار آن کسب و کار است. این امر، در بیشتر سازمان ها و فروشگاه ها صادق است.
اگر تجربه ای در خصوص کنترل موجودی کالا در کسب و کار خودتون دارید با ما در میان بگذارید.
