loader

تعریف خرید بهمراه اصول و موازین پنجگانه خرید

پنج شنبه,19/اردیبهشت/1398 - 12:08:13 - 105
هدف از کاربرد خرید نشان دادن مسئولیت ها و فعالیت هایی است که منجر به تعیین احتیاجات، انتخاب صحیح و دستیابی به قیمت مناسب می گردد.

اهمیت خرید

عدم تهیه مواد اولیه لازم، در زمان مورد نیاز، به میزان مطلوب و با کیفیت و قیمت مناسب منجر به کاهش چشمگیر سود دهی در صنعت می گردد. چرا که نتیجه آن افزایش قیمت تمام شده محصول نهایی تولید شده است. بنابراین بیشترین تاثیر و اهمیت خرید زمانی است که با شرایط پنج گانه زیر انجام پذیرد:
تهیه مواد اولیه لازم:

  1. در زمان مناسب
  2. مقدار مورد نیاز
  3. از منابع مناسب
  4. با کیفیت بالا
  5. به قیمت مطلوب

 

اهداف خرید

به طور کلی از اهداف زیر، برای خرید می توان نام برد:
۱. تقویت، حمایت و پشتیبانی مستمر و منظم از عملیات و فعالیت‌های سازمان به وسیله رساندن مواد اولیه و خدمات مورد نیاز.
۲. انجام خرید به شکل آگاهانه، و ضمن آشنایی دائمی از وضعیت و موقعیت نیروهای عرضه و تقاضا.
۳. انتخاب بهترین فروشندگان و تلاش برای برقراری ارتباطی خوب و مدام با آنها هر چند که کیفیت این ارتباط در بیشتر موارد غیر قابل پیش بینی بوده، و مسائل زیادی ممکن است بر آن تأثیر بگذارد. با این همه در ایجاد و حفظ این رابطه باید دقت کافی مبذول داشت. تا در شرایط حساس از رفتار حمایتی آنها در جهت ارائه خدمات لازم برخوردار گردیم.
۴. مطالعه و شناسایی منابع جایگزینی مطمئن، برای دستیابی به مواد مورد نیاز در شرایط ضروری.
۵. در هر سازمان، فعالیت های متعدد و متفاوتی انجام می گیرد، که این فعالیت ها تماماً در گروه حمایت هایی است که از بخش خرید، به آنها می رسد. بنابراین آشنایی کامل با نیازهای دیگر قسمت های موسسه و ایجاد هماهنگی همه جانبه با آنها، یکی دیگر از اهداف این بخش می باشد.
۶. بخش خرید موظف است در امر آموزش و رشد و ارتقاء کارکنان لایق تلاش نماید. چرا که این آن علاوه بر انجام مسئولیت های محوله در بخش خرید، استعدادها و نیروهای با تجربه ای خواهند بود که آینده می‌توان از آنها به عنوان مدیران سطوح بالاتر در موسسه استفاده کرد.
۷. کاهش هزینه های خرید و به حداقل رساندن خسارت های مربوط به کالا تا حد ممکن و این خسارت می تواند ناشی از فرسودگی کالا انقضای مهلت مصرف و با سرعت باشد.

خرید در انبارداری

اصول و موازین پنجگانه خرید

بی تردید، یکی از وظایف بخش خرید تامین نیازهای موسسه به صورت مطلوب در جهت سودآوری بیشتر است. برای دستیابی به این هدف رعایت موارد زیر امری ضروری است:

۱. کیفیت مطلوب

عبارت کیفیت مطلوب از یک دیدگاه به مفهوم مناسب بودن محصولات و کالاها در جهت مقاصد تعیین شده است. دسترسی به کیفیت مناسب، وظیفه خطیر و حساس بوده مدیران خرید می باشد. البته علاوه بر قسمت خرید، بخش مهندسی و طراحی از خط تولید نیز، در رسیدن به کیفیت مورد نظر، با سازمان خرید همکاری خواهند داشت.
در چارچوب تهیه مواد مورد نیاز در کیفیتی عالی، مدیر خرید تولید کنندگان داخلی و خارجی و همچنین نحوه تولید آنان، آشنایی کامل داشته باشد، تا از این طریق بتواند نسبت به خرید های لازم به صورت مطلوب عمل نماید. در غیر این صورت، منظور اصلی از خرید تامین نخواهد شد موضوع دیگر اینکه کیفیت کالا همواره، با قیمت آن رابطه مستقیم دارد؛ بنابراین واضح است که هرچند کیفیت مرغوب تر باشد، قیمت آن نیز بالاتر خواهد بود.
با توجه به این که انتخاب جنس نامرغوب خطاست، تهیه اجناس با کیفیت بسیار مرغوب و در نتیجه گران قیمت نیز، مقرون به صرفه نخواهد بود.
به این جهت، مدیران خرید باید با مطالعه دقیق بازار و اجناس مورد نیاز سعی در تامین احتیاجات سازمان نمایند.

۲. کمیت مطلوب

انجام خرید در حجم مناسب، در گرو آشنایی کامل با تمام بخش های سازمان و نیازهای آن می‌باشد. خرید به میزانی اضافی، سبب افزایش هزینه‌های انبارداری شده و یا منجر به راکد شدن بخشی از سرمایه جاری شرکت می گردد.
از سوی دیگر، خرید به میزان کمتر از نیاز، باعث افزایش هزینه های جایگزینی در شرایط حساس و ایجاد و وقفه در خط تولید می گردد. در این میان، مدیر خرید باید با برقراری هماهنگی لازم با واحدهای درون سازمان از یک طرف و فروشندگان از طرف دیگر، با استفاده از تکنیک های مخصوص سعی در ایجاد این تعادل نماید.

۳. قیمت مطلوب

یکی از موثرترین عوامل در خرید قیمت می باشد. به خصوص در شرایطی که مشخصات دو کالای مشابه یکسان باشد. قیمت پایین، نقش مهمی را در گزینش یکی بر دیگری ایفا می‌کند. اما باید توجه داشت که همواره کمترین قیمت نمی‌تواند بهترین قیمت هم باشد، چراکه قیمت کمتر ممکن است کیفیت مورد نظر را تامین نکند. بنابراین برای دستیابی به قیمت مناسب و معقول، رعایت این موارد الزامی است:
الف) تحقیق و مطالعه همه جانبه و گسترده در زمینه قیمت‌ها در سطح بازار
ب) برقراری رابطه صحیح، سالم و وسیع با فروشندگان و تولیدکنندگان

۴. زمان مطلوب

هدف از خرید، در وقت و زمان مناسب، کاهش تغییرات نامطلوب است که معمولا در سطح قیمت، در وضعیت ها و زمان های متفاوت رخ می‌دهد. مدیر خرید، باید با مطالعه مستمر و سفارش به موقع در زمان های متفاوت، که عرضه و تقاضا در بازار دچار نوسان است، سازمان را از صدمات این نوسانات برهاند، چرا که اثر مستقیم آن ها در برنامه تولید می توان مشاهده کرد.

۵. منبع مطلوب

تعیین و تحلیل منبع خرید، از جمله وظایف مهم بخش خرید است. برای دستیابی به یک منبع مناسب، مدیر خرید باید برخوردار از برنامه‌های صحیح و مطالعات همه‌جانبه و عمیق بوده تا بتواند از میان فروشندگان بهترین و مطمئن ترین آن ها، یعنی فروشندگانی که نسبت به تعهدات خود پایبند هستند را انتخاب کند. در این باره آشنایی مدیر خرید با توان تولیدی و عملی تولید کننده، در جهت تامین مواد در زمان مناسب و رعایت استانداردهای مورد نیاز و همچنین اطلاع از سابقه و تاریخ گذشته تولیدکننده و نیز امکانات اعتباری که می‌تواند در اختیار گیرد امری الزامی است.

انواع خرید ها

1.خرید برنامه ریزی شده
پیش بینی شده از قبل، در دوره های زمانی قبل از آغاز فصل تولید ابتدای سال، فصلی (شش ماهه) و غیره

2.خرید اضطراری
بر حسب درخواست از محل تنخواه گردان، مستقیما تحویل درخواست کننده می شود و بر اساس تایید دریافت کننده، انباردار قبض انبار، حواله انبار صادر نموده و در دفاتر ثبت می گردد.

3.خرید غیر متمرکز
هر واحد مستقیماً مبادرت به خرید اقلام مورد نیاز خود می نماید. خرید تخصصی
مزایا: تطبیق بیشتر با نیازمندیهای واقعی هر واحد
معایب: سیستم گردش انبار و حسابداری بیشتر

بخش خرید و مسئولیت های آن

بی‌تردید، هدف از سازماندهی بخش خرید، دستیابی به اهدافی که در قسمتهای قبل به آن پرداختیم. راه تحقیق و رسیدن به این اهداف، ایجاد هماهنگی میان بخش خرید با سایر قسمتهای سازمان بوده و نهایتاً انجام وظایف زیر می باشد:
۱.بخش خرید موظف است نسبت به خرید های ضروری سازمان با عنایت به محدودیت های حاکم بر سیستم اقدام نموده و در واقع نماینده سازمان در این زمینه می باشد.
۲.کسب اطلاعات دقیق، با توجه به نیازهای متفاوت سازمان، و نیز نیازهای مصرف کنندگان و به طور کلی واحد خرید موظف است. دانشی جامع و فراگیر در این مورد داشته باشد.
۳.واحد خرید، نماینده مستقیم و بلامنازع شرکت در مذاکرات خرید و انعقاد قراردادها است. بنابراین به هنگام بروز هر گونه مشکلی در چارچوب قراردادهای شرکت مسئول می باشد. به همین جهت، ضروری است که از شرایط مذاکره و قراردادها، اطلاعات جامع و کافی داشته باشد.
۴.مسئولیت تعیین منبع یا منابع خرید به عهده واحد خرید است. لذا واحدهای دیگر، تنها در حکم پیشنهاد دهنده می باشند.
۵.بخش خرید موظف است تا به بررسی قیمت‌های موجود پرداخت و شرایط دقیق خرید و چگونگی اخذ ضمانت ها را تعیین نمایند.

سازماندهی بخش خرید و معیارهای آن

در سازمان، بخش خرید نیز همانند سایر بخش ها، نیازمند سازماندهی است. چرا که هر تشکیلات سازمان یافته، از کارایی افزون تری برخوردار بوده و کارکنان آن نیز، راحت تر انجام وظیفه می کند. علاوه بر آن، چنانچه بخش خرید را به دقت سازماندهی نکرده باشیم، زمان و انرژی متنابهی به وسیله مدیر قسمت، برای حل مشکلات ناشی از عدم سازماندهی مطلوب هدف خواهد رفت.
سازماندهی هر بخش خرید، با توجه به معیارهای زیر ممکن است شکل بگیرد:

  • سازماندهی بر اساس وظایف و نوع کاری که باید انجام گیرد
  • ارزش یک کالای مورد نیاز برای ما دارد
  • کمیت مواد خام و قطعاتی که بایستی خریداری کرده‌اند
  • کارکنانی که در واحد خرید و شکیل و همینطور میزان تخصص این افراد
نرم افزار کنترل موجودی لحظه ای

درباره این مطلب دیدگاهی بنویسید...