هشت ترفند جذاب و کابردی در اکسل

  • دوشنبه 25/مهر/1401
  • 0
هشت ترفند جذاب و کابردی در اکسل

این ترفندها و نکات مهم کاربردی را به راحتی نمی توان پیدا کرد و آن ها را بکار برد. در این مقاله سعی کردیم بعضی از این موارد را برایتان بازگو کنیم تا بر آن مسلط و کار با این برنامه برایتان جذاب تر شود. قطعا سرعت عملتان افزایش پیدا خواهد کرد و روش های کار با اکسل را راحت تر فرا خواهید گرفت. پس با ما همراه باشید.

فوت و فن اکسل

ترفند اول: کاربرد Table

شاید بدانید که اگر در Excel یک ستون خالی در یک لیست داده ها داشته باشید هنگام Sort کردن، حتما داده های شما بهم می ریزد. هنگام فیلتر کردن در Excel نیز سطرهای خالی باعث ناپیوستگی می شوند. برای رفع آن می توانید از Table استفاده کرد.

مزایای Table

  1. در هنگام Scroll کردن نام ستون ها را خواهیم دید (چیزی مشابه Freeze)
  2. در Excel 2010 هنگام Scroll کردن یک لیست همواره گزینه Filter در دسترس ما خواهد بود.
  3. به شکل خودکار سطرهای ما را یکی در میان رنگ بندی می کند.
  4. دارای ستون محاسباتی است. یعنی اگر ستونی ایجاد کنیم و در آن فرمولی بنویسیم، فرمول تا آخر جدول به شکل خودکار کپی می شود. (به این خاصیت Calculated Column می گوییم)
  5. در هنگام Sort و یا Filter ممکن نیست که سطر یا ستون خالی باعث بهم ریختن داده ها شوند.
  6. دارای سطر آخر برای نمایش محاسبات است. (به این سطر Total Row می گوییم)
  7. می توانیم در هنگام فرمول نویسی از اسامی Table استفاده کنیم و اینکار باعث خوانا شدن فرمول های پیچیده ای مانند Vlookup یا SumIFs می شود.
  8. هنگام اضافه شدن سطری، فرمول های ستون های محاسباتی اتوماتیک در سطر جدید نیز کپی می شوند.
  9. هنگام اضافه کردن سطر جدیدی Conditional Formatting و همچنین Data Validation اتوماتیک به سطر جدید نیز انتقال می یابد.
  10. و اما مهمترین خاصیت Table: یک Table یک Dynamic Range است. یعنی یک محدوده ای که به شکل خودکار بزرگ یا کوچک می شود.

اکسل کاربردی

آموزش عملی Table

برای ساخت یک Table کافیست که در جایی در لیست خود کلیک کنید و سپس کلید CTRL+T یا CTRL+L را بزنید البته از Insert–>Table هم می شود یک Table را ساخت.

ترفند دوم: توضیح Circular Reference در Excel

شما احتمالا بارها با این خطاها مواجه شدید و با آن ها در Excel برخورد کرده اید اما این خطا را با این نام نمی شناسید.

  • Circular Reference در Excel هر بار که Excel را باز می کنم یک پیغام می دهد و با OK کردن نیز رفع نمی شود و بار دیگر نشان داده می شود.
  • یک فلش آبی رنگ روی صفحه Excel می آید و اصلا انتخاب و پاک نمی شود.
  • نتیجه فرمول SUM عدد صفر می شود و این در حالی است که من کلی عدد در محدوده Sum دارم.

بله، شما به یکی از اشکال فوق سوالتان را می پرسید و جواب همه آن ها در Excel رخ دادن خطای Circular Reference است که باید آن را پاک یا کنترل نمایید.

بیشتر بدانید: یادگیری اکسل از 6 سایت تخصصی آموزش اکسل

روش رفع خطا Circular Reference در Excel

دو راه کلی برای رفع این خطا وجود دارد که راه اول پاک کردن یا اصلاح فرمولی است که باعث CR شده است که سلولی که باعث CR شده است را ویرایش کرده و فرمول آن را طوری اصلاح می کنیم که باعث Loop نشود.
راه حل دیگر فعال کردن گزینه Iteration در Excel Options است. در این وضعیت ما CR را کنترل می کنیم و نه حذف. بدین ترتیب که به Excel می گوییم که اگر در جایی دچار Loop شد، این Loop را 100 بار اجرا کن (این حلقه را 100 بار ادامه بده) و سپس کار را تمام کن.
برای فعال کردن وضعیت Iteration در Excel Options گروه Formula و سپس Enable iterative Calculation را در حالت فعال قرار می دهیم و تعداد دفعات اجرای را تعیین می کنیم.

استفاده از این تکنیک برای ساختن Loop در اکسل اصلا توصیه نمی شود زیرا شما باید Calculation رادر حالت Manual قرار دهید.

ترفند سوم: جدا کننده

اگر عددی داشته باشیم و بخواهیم این عدد را در داخل محدوده ای از سلول ها بطور مثال (D4:M11) تکرار کنیم، برای این کار پس از انتخاب محدوده و درج عدد مورد نظر با استفاده از کلیدهای میانبر Ctrl + Enter عدد مذکور در داخل همه سلول ها تکرار خواهد شد.

ترفند چهارم: تاریخ

در مورد تاریخ از آنجایی که معمولاً برای تاریخ میلادی اول روز، بعد ماه و بعد سال را انتخاب می کنیم، پس در اینجا تاریخ را به همان فرمتی که معمولاً استفاده می کنیم تغییر می دهیم.

یعنی در ابتدا (D) بگذارید، بعد(M) بگذارید و در قسمت آخر هم (YYYY). یعنی اول روز، بعد ماه، بعد سال.

اکسل ترفند

ترفند پنجم: اعداد

در قسمت Number ،List Separator می باشد.
کلیه فرمول هایی که می نویسیم یک جدا کننده دارند، البته نه برای همه فرمول ها ولی اکثر فرمول ها یک جداکننده دارند که به قسمت بعد می رود و هنگامی که می گوییم که خوب کاما (,) می گذاریم که برویم به قسمت بعد فرمول و خیلی ها وقتی کاما (,) می گذارند به قسمت بعد نمی رود.
چرا؟
چون List separator برنامه شما (,) نیست. پس چیست؟ حتماً علامت دیگری است، حالا می تواند نقطه کاما (;) یا نقطه کاما برعکس یا هرچیزی باشد که لازم است حتماً آن را در حالت کاما (,) بگذارید.
تا از این به بعد وقتی فرمولی را می نویسیم و می گوییم که در داخل قسمت بعد می خواهید بروید، برای شما هم کاما (,) اعمال شود.
Ok را می زنیم و پنجره را می بندیم.

ترفند ششم: تبدیل اعداد با فرمت متنی به فرمت عددی

کلیک راست و سپس گزینه دوم را با عنوان “Convert to Number” انتخاب می کنم و بدین ترتیب کلیه اعداد از فرمت متنی به فرمت عددی تبدیل می گردد.

راه دیگر هم کلیک راست و گزینه Paste Special را انتخاب کرده و در منوی باز شده از قسمت Paste، گزینه Values را تیک زده و از قسمت Operation نیز گزینه Multiply را انتخاب کرده و Ok می کنم.

ترفند هفتم: وارد کردن اعداد کسری در اکسل

در حالت عادی در صورت تایپ کردن یک عدد کسری مانند (2/3) در اکسل دو حالت رخ می دهد یا اکسل آن سلول را به عنوان تاریخ می شناسد یا اینکه بصورت یک متن با آن برخورد می کند. در هر دو حالت مقدار واقعی کسر را نداریم و نمی توانیم در محاسبات از آن استفاده کنیم.

برای وارد کردن یک عدد کسری در یک سلول ابتدا باید فرمت آن سلول را به اعداد کسری تغییر دهیم:

روی سلول مورد نظر راست کلیک کرده و Format Cells را انتخاب کنید. (Ctrl+1 )

از لیست Category: گزینه Fraction را انتخاب کنید.

در قسمت Type می تواند حالت های مختلف عدد کسری و نحوه نمایش آنرا در کادر Sample مشاهده کنید.

با زدن OK فرمت سلول انتخابی بصورت عدد کسری در آمده و به راحتی می توانید عدد کسری را تایپ کنید. با انتخاب سلول حاوی عدد کسری در نوار فرمول مقدار اعشاری آن نمایش داده می شود.

ترفند هشتم: جمع زدن داده

یکی از ترفند های اکسلی برای جمع زدن داده این می باشد که ما ALT+= را زیر دادها مانند نمونه زیر بزنیم. خود اکسل به صورت پیش فرض تابع SUM را می نویسد و همچنین خود اکسل محدوده رو انتخاب می کند و مابا زدن Enter می توانیم جمع داده ها را به راحتی ببینیم.

و یا: اگر جمع داده ها را بذاریم بعد از این که داده ها را فیلتر کردیم بعد بیایم زیر داده ها Auto Sum یاALT+ = را بزنیم، سیستم به جای تابع SUM از تابع SUBTOTAL استفاده می کند و موارد فیلتر شده را در این تابع در نظر نمی گیرد.

بیشتر بدانید: چرا فروشگاه ها به نرم افزار انبارداری آنلاین نیاز دارند؟

نرم افزار انبارداری جایگزین اکسل

نرم افزار های انبارداری جایگزین مناسبی برای اکسل هستند چرا که همه افراد فرمول نویسی و گزارش گیری از اکسل را نمی دانند. البته که این کار زمان بر خواهد بود و هر سری که نیازمند گزارش باشید باید مراحل را طی کنید. در نرم افزار انبارداری پیشرفته این مسایل مطرح نیست و شما نیازی به فرمول نویسی ندارید و گزارش ها بصورت دائمی در اختیار شماست. در عین حال نگران پاک شدن اطلاعات و داده های خود نخواهید بود. در انبارآنلاین همیشه و از همه جا به نرم افزار خود دسترسی خواهید داشت.

انبار آنلاین، نرم افزار انبارداری و مدیریت موجودی لحظه ای است. دمو رایگان انبار را از اینجا دریافت کنید.

درباره این مطلب دیدگاهی بنویسید...
برای ثبت دیدگاه باید ابتدا وارد سایت شوید. جهت ورود را کلیک کنید