نقش اصلی یک مدیر، تصمیم گیری است و تصمیم گیرندگان بایستی برای این کار داده ها، اطلاعات و علم لازم را داشته باشد، کیفیت این موارد و حالات استفاده از این موارد، کیفیت تصمیمات و رفاه سازمان ها را در بردارد. تعجبی ندارد که چرا بعضی از سازمان ها، نام خودشان را صنف اطلاعاتی گذاشته اند. امروزه تکنولوژی شبکه اینترنتی و دیجیتالی شدن امور خلاقیت را افزایش داده و شبیه سازی ایجاد کرده است و اطلاعات را ذخیره کرده و از آن ها استفاده می کنند. متاسفانه مقدار اطلاعات آنقدر سریع جمع می شوند و افزایش می یابند که بعضی مواقع سازمان ها به نظر می آید، در اطلاعات افزاینده غرق می شوند. در این مقاله سعی بر این است که توضیح دهیم چطور سازمان های جدید با این اطلاعات سرو کار دارند و چطور این موارد را در تصمیم گیری هایشان به کار می برند.
تصمیم گیری بدون پردازش اطلاعات در هر فعالیتی مشکل است. به علل مختلف بخصوص مواردی که در ادامه ذکر میکنیم پردازش اطلاعات بسیار پیچیده و مشکل می گردد.
نیاز به این موارد، به پیچیدگی تصمیم گیری می افزاید. استفاده از رایانه، می تواند کمک بزرگی باشد مثلا مدل بندی کامپیوتری، می تواند سریعا تصمیم بگیرد و از بین چندین مورد یک انتخاب انجام دهد و تجزیه تحلیل خاص را سریعا انجام دهد.
همانطور که می دانید اطلاعات داده های خام هستند و به اصلاح معنی خاصی ندارند این اطلاعات بایستی معنی شوند و علم از آن ها اقتباس گردد. در هر شرکتی، جمع آوری اطلاعات برای تصمیم گیری ها صورت می گیرد. مثلا وقتی یک مسئول بازاریابی بخواهد تصمیمی بگیرد، احتیاج دارد اطلاعات و داده های مربوطه را بررسی و تجزیه تحلیل نماید و در سطوح مختلف آن ها را در قیمت ها، اندازه ها و مقیاس ها بگمارد؛ بایستی اطلاعات مناسب داشته باشد و این علم را از آن ها به دست آورد تا برنامه ریزی مناسبی داشته باشد. در سازمان ها این اطلاعات و داده ها بایستی قابل انعطاف و دست یافتنی و در عین حال قدرتمند و مفید باشند. پردازش این اطلاعات و داده ها و تبدیل آن ها به تصمیمات درست منجر می شود.
یک نوع استفاده ی اساسی از اطلاعات جمع آوری شده و پردازش شده در تجارت هوشمندانه است. به طور کلی این علم (هوشمند کاری) عبارتست از تنوع فعالیت ها برای کسب اطلاعات لازم برای تولید و انجام تصمیمات تجاری صحیح و درست، این بستگی به محل اخذ اطلاعات ندارد. این سبک اطلاعاتی به جمع آوری اطلاعات در مراکز اطلاعاتی می پردازد و استفاده از اطلاعات در شکل های مختلف و با ابزار متنوع است، این ابزار می تواند به صورت گزارشی، تصویر، استراتژی های اطلاعاتی و غیره باشند.
در موقع تصیم گیری، چه سازمانی و چه شخصی، فرد تصمیم گیرنده فرایندهایی را انجام می دهد که شامل چهار مرحله است: بررسی، طراحی، انتخاب و پیاده سازی. البته این مراحل، به صورت ارتباط یک به یک و رابطه ی خاص با موارد قبلی صورت میگیرد. سیستم های حمایت از تصمیم (Data Decision System)، سعی دارد در فرایند تصمیم گیری به صورت خودکار عمل کند. این سیستم خودکار مبتنی بر شخص استفاده کننده از اطلاعات و انگیزه های او در زندگی حقیقی است.
یک مدل، عبارت است از یک شکل یا نمایش ساده شده ی یک حقیقت. شکل به عنوان ساده شده ی حقیقت به کار گرفته می شود، چون حقیقت بسیار پیچیده است و DSS از مدل سازی حقایق برای انجام آزمایشات و تحلیل ها در سطوح مختلف استفاده می کند.
برای فهم بیشتر این سیستم (حمایت از تصمیمات) ما بایستی تصمیمات را با دو بعد بررسی کنیم و تقسیم بندی نماییم: ساختار مسئله و ماهیت تصمیم گیری.
ساختار مسئله: بعد اول ساختار مسئله است. این بعد، بر اساس فرایند تصمیم گیری قرار دارد که از تصمیمات عالی گرفته تا سطوح پایین را شامل می شود. این مسائل تکراری بوده و راه حل های استانداردی را شامل می شوند. فازهای اولیه ی این بعد عبارتند از هوش، طرح و انتخاب که به ترتیب خاصی قرار می گیرند. از سوی دیگر فرایند های بدون ساختار وجود دارند که مشکلاتی نامفهوم می باشند و فازهای هوش و طرح انتخاب در آن ها ترتیب خاصی ندارد. در چنین مواردی نقش اصلی را درک انسان ایفا می کند. مانند انتخاب افراد جدید یا انتخاب یک سری تحقیقات تازه و توسعه ی پروژه های آینده.
ماهیت تصمیم: بعد دوم این قضیه، تصمیم گیری و ماهیت آن است. می توان سه شاخه از این موارد را در تصمیمات عنوان کرد.
کنترل کاری یا عملی که عبارتست از امور مخصوص در محل کار
کنترل مدیریتی که استفاده صحیح از منابع انسانی است، در رسیدن به اهداف شرکت یا سازمان و …
طراحی یا برنامه ریزی استراتژیک که اشاره دارد به اهداف دراز مدت و تدابیر خاص جهت رشد و شکوفایی و تعین منابع.
ابزارها و تکنیک های زیادی در این ورد وجود دارند که مهمترین آن ها عبارتند از محاسبه ی خنثی، عوامل هوشمند و تحلیل اینترنتی
موارد اخلاقی و قانونی مربوط به تجزیه تحلیل اطلاعات: با استفاده از این موارد، نه تنها کشف اطلاعات ممکن میگردد، بلکه آن ها را می توان اصلاح کرد یا به درستی به کار برد. شرکت ها در طول استفاده از این اطلاعات بایستی به موارد قانونی و اخلاقی اهمیت دهند. مثلا شرکتی تشکیل سیستم DSS داده تا امور مالی را از طریق کامپیوتر ایجاد کند تا ایجاد بازنشستگی زودتر از موعد نماید، ولی ممکن است امور مربوط به مالیات را در نظر نگیرد. مورد دیگر، قضاوت انسان ها در محل کار است که ممکن است در تصمیم گیری ها به موارد غیر اخلاقی تبدیل شود. شرکت ها بایستی موارد اخلاقی را در سیستم خود لحاظ کنند.
مسائل قانونی مربوط به تحلیل داده ها و اطلاعات: مهمترین این موارد، تبعیض، امنیت اطلاعاتی و مالکیت اطلاعات است. برای جستجوی اطلاعات و تحلیل آن، سازمان بر آن است که کاتالوگ و بروشور تهیه نماید و آن را مستقیما به افراد خاص یا شرایط سنی مشخص بفرستد. برای این منظور او فقط یک سری اطلاعات خاص را دریافت می کند و به صورت سری این اطلاعات مخفی می مانند. البته برد آن ها در این صورت تضمین می شود، ولی اطلاعات به صورت سری می ماند. نوع دیگر موارد قانونی امنیت اطلاعات است. آیا دسترسی به اطلاعات سری مجاز است؟ آیا اطلاعات از منبع شرکت گرفته شده است یا نه؟ شخص صاحب این اطلاعات کیست؟ و …
منبع: ican.ir
