باید در نظر داشته باشید که دسته بندی کالا و لیست بانک کالایی اولین قدم برای سیستم شدن انبار است. از تنظیمات، وارد تنظیمات نرم افزار شوید و تنظیمات اولیه را از همین ابتدا انتخاب کنید.

موجودی منفی شود

این گزینه یعنی حتی اگر از کالاهای موجود نداشته باشید بتوانید فرم های خروج اضافه کنید انتخاب این گزینه برای کسانی که فیزیکی ندارند و یا یک کالای خاص را پیش فروش می کنند مناسب است.

استفاده از کدینگ نرم افزار

اگر کالای شما بارکد ندارند می توانید از کدینگ اتومات نرم افزار کمک بگیرید. در صورت وجود بارکد بر اساس کدها را تیک بزنید. در این حالت کد های هر سطح و کد کالا در کنار هم بارکد شما را می سازند.

واحد پول

واحد پولی که برای خرید و فروش استفاده می کنید را مشخص کنید. کلمه تومان یا ریال در فرم ها و پرینت آن نمایش داده خواهد شد.

تعیین قیمت در فرم ریالی

در انبار آنلاین فرم های تعدادی و ریالی به صورت جداگانه تعریف می شوند. این گزینه برای کسب و کارهایی در نظر گرفته شده است که قیمت را همان شخص انباردار وارد می کند. یعنی قیمت گذاری در فرم تعدادی، از همان ابتدای کار در هنگام ثبت فرم ورود و خروج انجام می شود. اما می توانید تعیین قیمت در فرم ریالی را انتخاب کنید. در این صورت می توانید شخص دیگری را مسئول این کار انتخاب کنید.

ویرایش فرم

ویرایش فرم توسط دیگر کاربران فرم ها قبل از نهایی شدن از طرف ایجاد کننده فرم و مدیر سیستم قابلیت ویرایش دارد. یعنی می توانید کالایی به فرم اضافه و یا از آن حذف کنید. در حالی که اگر این گزینه را فعال کنید تمامی کاربرانی که اجازه ایجاد فرم دارند نیز می تواند همه فرم ها را ویرایش کنند.

انبار تک واحدی

در صورتی که کالای شما به صورت تک واحدی شمارش می شود که انبار تک واحدی را فعال کنید برای مثال کالای تک واحدی مانند یک عدد یک کیلوگرم است. اما اگر کالای شما یک بسته سه تایی یا یک باکس 12 تایی از انبار شما دو واحدی می باشد.

مرحله دوم مدیریت کالا، سطح بندی

از مدیریت کالا وارد سطح بندی شوید. شما می توانید کالای خود را در سه سطح بندی کنید. برای مثال دسته بندی کالا یک ابزار فروشی: برند، نوع و پرمصرف ها در نظر گرفته شده است. از دکمه افزودن در سطح اول هر برند مورد نظر را اضافه می کنیم. برای مثال رونیکس و بوش.
کد گروه همان بخشی از اول بارکد شماست در صورتیکه بارکد دارید از آن استفاده کنید. در غیر این صورت عددی دلخواه وارد کنید. برای ورود به سطح دوم از دکمه سریع استفاده کنید. مانند: برقی و شارژی، بادی و بنزینی و سطح دوم کالای خود را وارد کنید. سطح سوم را نیز به همین ترتیب اضافه کنیم مانند اره دریل. در بخش عملیات امکان ویرایش و یا حذف آن وجود دارد. باید در نظر داشته باشید پاک کردن سطح ها در زمانی که برای کالا و در فرم استفاده شده باشد امکان پذیر نیست.

واحد سنجش

واحد کالای خود را بر اساس ورود و خروج وارد کنید. برای مثال: یک عدد یا یک بسته یا گرم. اگر کالایی را در جعبه خریداری می کنید که به صورت تکی خروج و فروش می دهید، واحد "خروج" خود را انتخاب کنید و در هنگام ورود نیز از آن استفاده کنید.

محل استقرار کالا

محل استقرار علاوه بر نظم دهی به انباردار کمک می کند تا کالا را سریع تر پیدا کرده و جایگاه چیدمان آن را متوجه باشد از افزودن، محل های استقرار را وارد کنید.

ثبت کالا

بعد از تنظیمات و سطح بندی کالا برای ثبت کالا اقدام کنید. از مدیریت کالا، کالا ها را ثبت می کنیم. کد کالا آخرین عدد بارکد شما که در صورت نداشتن کدام را خالی بگذارید. نام کالا و سطوح آن را وارد کنید واحد سنجش را تکمیل کنید اگر انبار دو واحدی باشد فیلد واحد دوم و ضریب آن نیز نمایش داده خواهد شد. در اطلاعات تکمیلی مشخصات بیشتری از کالا را تکمیل کنید.
از رده خارج شده کالایی که زمانی در انبار شما ورود و خروج داده شده است اما دیگر از آن استفاده نمی کنید را از رده خارج کنید.
موجودی اولیه کالا را در این بخش وارد کنید. در صورت درج موجودی اولیه به صورت اتوماتیک فرمی ساخته می شوند و کالای ثبت شده در آن اضافه می شود.
فی اولیه، اگر امکان ریالی داشته باشید این بخش را می بینید. فی یا قیمت اولیه این کالا را وارد کنید.
حداقل موجودی در نوار وضعیت به شما اعلام می کند که این کالا به حداقل رسیده و نیاز از آن را موجود کنید.
حداکثر موجودی، اگر کالایی از حداکثر عدد تعیین شده مقدار بیشتری وارد شود در نرم افزار در نوار وضعیت به شما اعلام می کند. در بخش محل استقرار از ثبت شده ها انتخاب و یا مورد جدیدی اضافه کنید.
تصویر کالا اگر امکان هاست و تصویر را داشته باشید تصویر کالا را با حداکثر حجم 300 کیلوبایت آپلود کنید.
همچنین اگر توضیحاتی برای این کالا نیاز است یادداشت کرده و کالا را ذخیره کنید.
روند کامل ثبت کالا به این صورت می باشد.

ثبت کالا با اکسل

برای ثبت سریع تر و جلوگیری از اشتباه و همچنین تمرکز بیشتر بر کالاها، از ثبت کالا با اکسل استفاده کنید. شما احتمالاً لیست کالایی از قبل داشته و یا تمایل دارید کالاها به همراه موجودی به صورت یکجا وارد نرم افزار شود. از مدیریت کالا ثبت کالا تب ثبت کالا با اکسل وارد شوید. اکسل نمونه را دانلود و مطابق نمونه کالای خود را وارد کنید. در بخش تصویر کافیست نام عکس را با پسوند آن وارد کنید.
بعد از تکمیل فایل اکسل آن را ذخیره و از بارگذاری فایل آن را انتخاب و ذخیره کنید. در جدول موقت می توانید کالاها را ویرایش و یا حذف کنید. باید در نظر داشته باشید ردیف هایی که در اکسل بارکد یکسان و موجودی منفی دارند در نرم افزار منتقل نمی شود. دقت کنید سلولی را خالی نگذارید.
اگر به کالا موجودی دهید در انبار به صورت اتوماتیک فرم موجودی اولیه ساخته خواهد شد. اما در صورتیکه کالا موجود این دهید کالا را وارد کرده و در مرحله بعد به کمک فرم ثبت موجودی اولیه و یا فرم ورود آن ها را موجود کنید.

روش آسان ثبت کالا

در ثبت کالا تمامی مشخصات کالا به جز نام آن اختیاری است. یعنی شما تنها با پرکردن نام کالا می توانید کالاهای خود را ثبت کنید. اگر سطحی در تعریف های خود اضافه نکردید می توانید از همین جا اضافه کنید. موجودی اولیه از این کالا به موجود کردن آن نیز از طریق ثبت فرم ورود همچنین ثبت فرم موجودی اولیه امکان پذیر است. اما نکته ای که لازم است به آن توجه کنید این است که هرچه مشخصات کاملتر باشد در گزارش ها اطلاعات بیشتری خواهید داشت و همچنین برای فیلتر کردن و رصد کالا در گزارش گیری های انبار نیز امکانات بیشتری دارید.

ثبت کالا در نرم افزار انبار آنلاین و دسته بندی کالا در انبارداری از اهمیت بالایی برخوردار است. در انبار آنلاین دسته بندی در سه سطح امکان پذیر است. همچنین انبار آنلاین برای هر کالا امکان انتخاب دو واحد سنجش (شمارش) را قرار می دهد که در ادامه با نحوه ی ثبت کالا، دسته بندی و واحد سنجش آشنا می شویم.

ثبت کالا

برای ثبت کالا ابتدا در قسمت مدیریت کالا، منوی کالاها را انتخاب کنید و پس از باز شدن پنجره روی دکمه افزودن کنار جدول کلیک کنید. شما می توانید برای ثبت کالا از دو روش زیر استفاده کنید:

ثبت کالا

ثبت هر کالا با نرم افزار

  • برای ثبت کالا با نرم افزار بصورت تکی ابتدا نام کالای مورد نظر را وارد کنید.
  • سطح کالا (دسته بندی) را انتخاب کنید.
  • ​واحد سنجش را انتخاب کنید و در صورت نیاز اگر کالاهای شما دو واحدی است واحد سنجش دوم و ضریب را وارد کنید.

ثبت کالا

نکته: ضریبی که وارد می کنید در واحد سنجش اول ضرب می شود و حاصل تعداد واحد سنجش دوم می شود. برای مثال شما کالایی را در کارتن های 12 تایی در انبار خود دارید. با انتخاب واحد سنجش دوم باید ضریب را 12 وارد کنید و ضریب اول شما 1 خواهد بود. بهتر است واحد اصلی را همان انتخاب کنید که از انبار خارج می کنید.
توجه: در انتخاب سطح، سطح سوم زیر مجوعه سطح دوم و سطح دوم زیر مجموعه سطح اول می باشد.
در صورت نیاز روی گزینه اطلاعات تکمیلی کلیک کنید و گزینه های زیر را به ترتیب پر کنید.

  • حداقل موجودی و حداکثر موجودی کالا را مشخص کنید که در صورت کم و زیاد شدن موجودی کالا بیش از حد مد نظر شما سیستم به شما اطلاع دهد.

ثبت کالا

ثبت کالا

  • محل استقرار کالا را در انبار مشخص کنید که جستجوی کالا در انبار آسان شود.
  • اگر کالای شما بعد از مدتی از رده خارج شد؛ تیک آن را فعال کنید.

ثبت کالا

توجه: در صورت فعال کردن از رده خارج بودن کالا، کالا فقط در قسمت گزارشات و کالاهای از رده خارج شده قابل مشاهده است.

  • شما می توانید به کالای خود در همین قسمت موجودی و قیمت دهید، در غیر اینصورت می توانید در قسمت ثبت فرم موجودی اولیه به کالای خود موجودی دهید.

ثبت کالا

  • توجه: اگر در قسمت ثبت کالا موجودی دهید، فرم موجودی اولیه آن ساخته می شود که نیاز به تایید نهایی دارد.

ثبت کالا

  • در صورت داشتن عکس برای کالا آن را بارگزاری کنید.
  • در صورت نیاز قسمت توضیحات پر شود، نکاتی درباره همین کالا شامل نحوه جابجایی و یا اطلاعات فنی بیشتر.
  • اگر کالای شما در قسمت درخواست کالا استفاده می شود مجوز پورتال آن را فعال کنید.

ثبت کالا

ثبت کالا با اکسل

  1. برای ثبت کالا با اکسل روی ثبت کالا با اکسل کلیک کنید.
  2. اکسل نمونه را دانلود و آن را باز کنید.
  3. کالاهایی برای مثال به شما نمایش داده می شود، برای ثبت کالای جدید آن ها را پاک کرده و مشخصات کالای جدید را مطابق فیلم تکمیل کنید.
  4. بارکد کالا (اجباری)
  5. نام کالا (اجباری)
  6. سطح (پر کردن دلخواه)
  7. حداقل و حداکثر موجودی (پر کردن دلخواه)
  8. نام عکس خود را کپی کرده و در اکسل وارد کنید. (دلخواه)
  9. موجودی و قیمت اولیه (پر کردن دلخواه)
  10. واحد سنجش (پر کردن دلخواه)
  11. محل استقرار (پر کردن دلخواه)
  12. مجوز پورتال دارد یا ندارد (پر کردن دلخواه)
  13. اکسل را ذخیره و آن را بارگزاری کنید.
  14. عکس های انتخابی خود را بارگزاری کنید.

سپس فایل اکسل را بارگزاری کرده و بعد از مشاهده آن در جدول موقت تایید می کنیم. حالا تمامی کالاها بصورت یکجا وارد نرم افزار خواهند شد. اگر موجودی داده باشید یک فرم موجودی اولیه نیز ساخته خواهد شد. در غیر این صورت دوباره آن ها را موجود کنید. (از ثبت فرم موجودی اولیه یا ورود)

ویدئو ثبت کالا با اکسل

توجه: شما می توانید پس انجام مراحل بالا موارد دلخواه را در قسمت مدیریت کالا موارد دلخواه بالا را ویرایش کنید.

ثبت کالا

توجه: تفاوت ثبت کالا با اکسل و نرم افزار این است که در ثبت فرم با اکسل سرعت بیشتر است و در صورت داشتن کدینگ کالا، بارکد کالا را خودمان انتخاب می کنیم. در غیر این صورت از عدد یک بطور پیشنهادی بارکد را تایپ کنید.

کاردکس کالا

اگر می خواهید سرگذشت کالاهای انبار خود را بدانید کافیست در قسمت کالا ها روی آیکن کاردکس کالا کلیک کنید تا مقدار ورود و خروج کالا از انبار و تغییرات قیمت آن کالا را در هر تاریخی مشاهده کنید.

ثبت کالا

از رده خارج شده

برای مشاهده کالاهای از رده خارج شده باید در قسمت کالاها وارد قسمت کالاهای از رده خارج شویم و برای تغییر وضعیت آن ها روی دکمه ویرایش در بخش عملیات کلیک کنیم.

ثبت کالا

مجوز پورتال

برای مشاهده کالاهایی که مجوز پرتال دارند در قسمت کالاها روی آیکن ستاره (مجوز دارهای پورتال) کلیک کنیم و برای تغییر وضعیت آن ها روی ویرایش کلیک کنیم.

ثبت کالا

توجه: برای نشان دادن کلیه اطلاعات کالا (سطح ها، حداقل و حداکثر موجودی، قیمت اولیه و...) در قسمت سر ستون ها روی یکی از سه نقطه ها کلیک کرده، وارد ستون ها شوید و بخش مور نظر را فعال کنید.

فیلتر کالاها

در نرم افزار انبارداری انبار آنلاین به راحتی می توانید با اکسل کالای خود را وارد کنید. در این حال تغییر نرم افزار و کوچ کردن کسب و کار شما از یک نرم افزار قدیمی کاری بسیار آسان خواهد بود. تنها کافیست خروجی لیست کالا و موجودی خود را از نرم افزار قدیمی گرفته و به انبار آنلاین منتقل کنید.