منظور از ثبت دو واحدی برای کالا چیست؟

در بعضی از مشاغل گاهی ضرورت پیدا می کند که یک کالا با 2 نوع واحد شمارش شود تا آمار دقیق تری به مالک کالا دهد. بسیاری از مشاغل با این معضل دست و پنجه نرم می کنند که زمانی نیاز به واحد دیگری برای شمارش آن کالا دارند اما امکان دسترسی به آن ندارند. برای درک بهتر این موضوع به این مثال توجه کنید: فرض کنید شما در انبار خود تعدادی بطری آب معدنی دارید که در برخی موارد باکس آن را به فروش می رسانید و برخی دیگر را بصورت بطری تحویل مشتری می دهید. برای آنکه آمار دقیقی از تعداد کالا داشته باشید نیاز دارید هر زمان که احتیاج بود تعداد باکس و در زمان دیگر تعداد بطری ها را استخراج کنید. پس نحوه شمارش کالا در برخی موارد متفاوت است. مثلا 200 بطری آب معدنی در انبار وجود دارد. برای دستیابی به تعداد باکس آن باید ضریب مناسبش که 6 است را برای سامانه تعریف کنید. (ضریب همان تعداد واحد فرعی ست. هر باکس آب معدنی 6 بطری دارد.)

در نرم افزار تحت وب انبار آنلاین برای راحتی مشتریان در هنگام ثبت کالا گزینه دو واحدی کالا، انتخابی است. یعنی می توان بنا به ضرورت آن را فعال کرد وگرنه نیازی به درگیری در این موضوع برای همگان وجود ندارد. شما مشتریان عزیز می توانید با فعال کردن گزینه دو واحدی کالا، واحد اصلی خود را تعریف کرده و به همان نسبتی که در واحد فرعی به آن نیاز دارید به واحد فرعی ضریب بدهید. با این کار در هنگام مشاهده موجودی کالای اضافه شده می توانید هم تعداد بر اساس واحد اصلی و هم تعداد بر اساس واحد فرعی را مشاهده کنید و نیازی به ماشین حساب و تبدیل کردن اعداد به همدیگر ندارید. این مورد در انبارداری نوین رایج است.

نکته مهم: در زمان گزارش گیری برای ارائه به طرف حساب فقط و فقط واحد اصلی قابل رویت است و واحد فرعی به مشتری ارائهنمی شود.

با این کار شما می توانید از چندین واحد در نرم افزار انبار خود استفاده نمایید.

دو واحد شمارش از یک محصول

انواع فرم در انبار

عملکرد فرم ها در انبار آنلاین به دو دسته ورود و خروج تقسیم می شوند که در ادامه کارایی آن ها را توضیح می دهیم.
از انواع فرم ها می توان به: حواله و رسید، فرم مرجوعی، فرم برگشت از خرید، فرم امانی، برگشت کالای امانی، فرم اصلاحیه، فرم درخواست کالا، فرم رسید موقت، فرم درخواست خرید و... اشاره کرد.

فرم ورود یا رسید

فرم رسید (ورود) انبار جهت ثبت ورود یک کالا در انبار مورد استفاده قرار می گیرد و این فرم جهت اطلاع ورود یک کالا به واحد مالی مورد استفاده قرار می گیرد. در این فرم میزان هزینه پرداخت شده برای کالا ذکر می شود و به عنوان مبنای قیمت گذاری کالا در نظر گرفته می شود.

فرم خروج یا حواله

در این فرم نوع و مقدار کالای تحویل داده شده از انبار به طرف حساب ذکر می گردد که فرم خروج نیز به آن گفته می شود. این فرم در زمان تحویل دادن کالای مورد نظر به فرد درخواست کننده کالا ارائه می شود و توسط انبار دار پر می گردد.

فرم امانی

این فرم در موقع ارسال کالا به صورت امانت به طرف حسابی که به آن نیاز دارد توسط انباردار تنظیم می شود. و البته فرم برگشت امانی نیز متناظر این فرم خواهد بود.

فرم مرجوعی

چنانچه به هر دلیلی قرار باشد کالای خریداری شده به فروشنده پس داده شود انباردار باید فرم و برگه برگشت از خرید را تکمیل و تنظیم کند.

برگشت از خرید

اگر کالای خریداری شده به هر دلیلی به تامین کننده بازگشت داده شود با عملیات خروج، در فرم برگشت از خرید ثبت می شود.

فرم ورود

به طور کلی هر کالایی که وارد انبار می شود نیاز به فرم ورود دارد که در نرم افزار انبار آنلاین با ثبت فرم ورود، تاریخ ورود کالا به انبار و قیمت خرید و فروش کالا مشخص و قابل رویت می باشد. در انبار آنلاین با تعریف طرف حساب ها می توان مشخص کرد که کالا از چه شرکت و یا شخصی خریداری شده است.
در ادامه نحوه پر کردن فرم ها با استفاده از نرم افزار اکسل در انبار آنلاین مشاهده می کنید.

نحوه ثبت فرم ورود

  1. ​ابتدا در قسمت فرم ورود، ثبت فرم ورود را انتخاب کرده و وارد ثبت فرم ورود شوید.
  2. طرف حساب خود را مشخص کنید.
  3. کالای مورد نظر خود را انتخاب کنید.
  4. واحد سنجش خود را انتخاب کنید.
  5. مقدار خرید خود را وارد کرده و در صورت تغییر نکردن قیمت افزودن را انتخاب کنید.
  6. هنگامی که فاکتور شما تکمیل شد و همه ی کالا ها را وارد کردید تایید نهایی را انتخاب کنید.

فرم ورود

نکته: اگر ماژول ریالی داشته باشید؛ در این قسمت فرم شما نیاز به تاییدیه مالی دارد که باید وارد قسمت نمایش فرم های ورودی ریالی شوید، فرم را انتخاب کرده و آن را تایید نهایی کنید.
(ویژگی ماژول ریالی این است که تایید نهایی را انباردار و تاییدیه مالی را مدیر مالی انجام دهد). و یا در تنظیمات تعیین قیمت در فرم ریالی را غیر فعال کرده و در هنگام ورود قیمت ها را وارد می کنید.

ثبت فرم موجودی اولیه

فرم موجودی اولیه نیز از انواع فرم است. 2 تفاوت این فرم یک: طرف حساب ندارد. دو: قایل ویرایش نیست.

در این قسمت نیازی به انتخاب طرف حساب نبوده و ادامه مراحل همانند مراحل ثبت فرم ورود می باشد.

(البته همانطور که می دانید در هنگام ثبت کالا و بانک کالایی می توان در همانجا موجودی اولیه کالا را وارد کرد و اگر در هنگام ثبت کالا

موجودی را وارد کنید نیازی به ثبت این فرم ندارید)

ثبت فرم خروج

برای ثبت فرم خروج طرف حساب، کالا و تعداد آن را انتخاب کرده و در صورت نیاز می توانید قیمت خروج را تغییر دهید سپس تایید نهایی را انتخاب کرده و فرم ریالی آن را هم تایید کنید. برای قیمت دهی در همان ابتدا باید در تنظیمات نرم افزار تیک قیمت دهی در فرم ریالی را بردارید. در غیر این صورت در فرم ریالی امکان قیمت گذاری خواهید داشت.

نمایش ریالی و تعدادی فرم ها

اگر می خواهید تمامی فرم های ثبت شده را مشاهده کنید و یا پرینت مجدد از آن ها بگیرید روی گزینه های نمایش فرم های ورود تعدادی و یا ریالی کلیک کنید. در قسمت فرم های تعدادی فقط تعداد اقلام وارد شده را مشاهده می کنید و در قسمت ریالی علاوه بر تعداد اقلام قیمت آن ها را نیز می توان مشاهده کرد.

گزارشات ریالی و تعدادی

در انبار آنلاین امکان مشاهده گزارشات فرم ها با دسترسی آسان فراهم شده است. در قسمت گزارشات، نمایش فرم های ریالی و تعدادی، می توان با تعیین تاریخ فرم های مورد نظر را مشاهده و فیلتر کرد. همچنین می توان با فعال کردن فیلتر سر ستون ها نوع فرم و یا طرف حساب مورد نظر خود را از بین بقیه افراد و فرم ها جدا کرد و خروجی اکسل گرفت.

همچنین گزارشات این موارد به صورت گزارش نموداری نیز موجود است.

فیلم آموزشی فعال کردن فیلتر گزارشات

ثبت فرم با استفاده از اکسل

آیا می دانید در انبار آنلاین برای ثبت فرم می توانید از اکسل استفاده کنید؟

  1. برای استفاده از نرم افزار اکسل برای ثبت فرم، روی گزینه ورود با اکسل کلیک کنید.
  2. از جدول آن روی خروجی اکسل کلیک کنید تا باز شود.

مراحل ثبت فرم با اکسل

حال کالای مورد نیاز را وارد کنید (وارد کردن بارکد کالا و تعداد کالا در اکسل کفایت می کند)
توجه: حتما بارکد کالا را وارد کنید و از درست بودن آن اطمینان کامل داشته باشید.
بعد از کامل کردن اکسل آن را ذخیره کنید.

مراحل ثبت فرم با اکسل

  1. سپس در نرم افزار انبار آنلاین روی بارگ​زاری فایل کلیک کرده و فایل را آپلود کنید.
  2. گزینه ذخیره را فشار داده در این حالت کالا ها در جدول وارد شده و قابل رویت است و در صورت تایید نهایی کنید. در غیر این صورت امکان حذف کردن و ویرایش آن نیز وجود دارد.

مراحل ثبت فرم با اکسل

فرم شما در قسمت نمایش فرم ها قابل مشاهده است.

نکته: ثبت فرم با اکسل به سرعت شما در ثبت فرم کمک می کند و می توانید از آن فرم برای دیگر مشتری ها نیز استفاده کنید.

ثبت فرم انبار به انبار

در این قسمت ابتدا انبار مقصد را انتخاب کرده و کالا و تعداد آن را مشخص کرده در صورت نیاز قیمت را تعیین و آن را نهایی می کنیم. و کالای ما از انبار اول به انبار انتخابی منتقل خواهد شد.

تعریف نوع فرم

اگر شما به صورت امانی کار می کنید و یا در کالاهای خود موارد مرجوعی دارید، انبار آنلاین این امکان را فراهم می کند که به تعریف انواع فرم بپردازید و برای خود نوع فرم جدید ثبت کنید. برای این کار ابتدا روی تعاریف اولیه کلیک کرده و نوع فرم را انتخاب کنید. انواع فرم می تواند امانی، برگشت از امانی، مرجوعی، اصلاحی و... باشد.
از تعاریف اولیه، تعیین نوع فرم، در این قسمت تعدادی فرم تعریف شده بصورت پیش فرض را مشاهده می کنید. برای افزودن روی علامت + و یا افزودن بالای جدول کلیک کنید. سپس نوع عملیات (ورود یا خروج) را انتخاب کرده و نوع فرم دلخواه (امانی، مرجوعی، قسطی و نقدی و...) را وارد کرده و گزینه تایید را فشار دهید.

فیلم آموزشی تعریف نوع فرم

حرف آخر

نرم افزار انبار آنلاین مناسب همه کسب و کارها می باشد. به همین دلیل برای تعریف نوع فرم مناسب شغل خود می توانید بدون نیاز به هزینه اضافی نوع ​فرم را اضافه کنید. همچنین تک واحدی یا دو واحدی بودن، قیمت گذاری در ابتدای فرم و یا در فرم ریالی را در تنظیمات نرم افزار انتخاب کنید. باید توجه کنید که این شخصی سازی، و دسته بندی ها فقط برای ابتدای کار است و در مراحل بعدی تنها با فرم ها سر و کار دارید. لذا این تصمیم و کار اساسی و مهم را با دقت و حوصله انجام دهید. تیم پشتیبانی نرم افزار انبار آنلاین در انتخاب بهترین راه و مشورت با شما در این مسیر همراه است.

چطور وقتی در ​انبار نباشیم ولی نظارت کامل داشته باشیم

شما می توانید علاوه بر کامپیوتر و لپتاپ، با گوشی تلفن همراه و یا تبلت از هر مکانی به نرم افزار دسترسی داشته باشید. تعریف انبار، درج کالا و ثبت نام کاربر در انبار آنلاین نامحدود است. سیستم انبارداری انبار آنلاین امکاناتی را به وجود می آورد که شرکت ها و سازمان ها بتوانند به اطلاعات موجودی کالا در انبارها به صورت یکپارچه و صحیح دسترسی داشته باشند.

تنها کافیست که لیستی از اطلاعات تمامی کارمندان با محدوده دسترسی فعالیت هر یک تهیه کنید و آن را به نرم افزار انبارآنلاین بسپارید.

تعریف نقش کاربر

تعیین نقش برای هر کاربر نیز اطمینان از این است که افراد در یک نرم افزار قادر به استفاده از چه بخش هایی هستند که به آن ها کمک می کند تا کارهای خود را انجام دهند، اما دسترسی این افراد به اندازه نیاز آن ها می باشد. به این دلیل که هر کاربر فقط بتواند به اطلاعات لازم برای کار خود دسترسی داشته باشد.
برای تعریف تعریف کاربر در نرم افزار انبارآنلاین در ابتدا باید نقش کاربر خود را تعریف کنید. تعریف کردن نقش ملزم به این است که کاربر شما به کدام یک از بخش های نرم افزار و یا حتی منو نرم افزار دسترسی داشته باشد که این کار باعث افزایش امنیت نرم افزار و حفاظت بیشتر از اطلاعات ذخیره شده در نرم افزار می باشد.

نکته: در نرم افزار به صورت پیش فرض یک نقش به عنوان "مدیر" تعریف شده، پس توجه داشته باشید که هنگام معرفی کاربران، تنها کاربرانی که صلاحیت هر گونه کاری در سیستم را دارا هستند را "مدیر" معرفی کنید. و امکان ویرایش و حذف این نقش وجود ندارد.

نکته: اگر چنانچه بخواهید یک کاربر با تمامی دسترسی ها در نرم افزار اضافه کنید دیگر نیاز به انجام این مراحل نیست، می توانید از نقش "مدیر" که به صورت پیش فرض داخل نرم افزار تعریف شده به کاربر خود تخصیص بدهید.

آموزش تعریف نقش در نرم افزار انبارآنلاین

1.برای تعریف نقش به عنوان مثال (انباردار) شما در ابتدا باید زیر منو "مدیریت کاربران" را باز کرده و بر روی "نقش ها" کلیک نمایید.

آموزش تعریف نقش در نرم افزار انبارآنلاین

2.برای تعریف نقش (انباردار) و یا نقش اضافه باید دکمه افزودن "ثبت نقش" در بالا سمت راست جدول کلیک نمایید. محدودیتی در تعریف نقش ها ندارید.

آموزش تعریف نقش در نرم افزار انبارآنلاین3.در این بخش شما باید دسترسی های مختص نقش را انتخاب و در نهایت دکمه ثبت کلیک نمایید.

3-1.فعالیت ها: در این قسمت باید تمامی دسترسی های که می خواهید نقش (انباردار) داشته باشد، بنا به نیاز به اطلاعات و عملیات های که باید انجام دهد، انتخاب می کنید.

3-2.منو ها: در این قسمت می توان نقش را محدود به یک سری از منو ها کرد. با انتخاب کردن منو های نرم افزار در این بخش تنها منو های انتخاب شده به آن نقش نمایش داده می شود.

آموزش تعریف نقش در نرم افزار انبارآنلاین

تعریف کاربران

بخش کاربران مهمترین بخش سیستم از نظر امنیت، می باشد. توسط این بخش کاربران مختلف با استفاده از نقش های از قبل تعریف شده به قسمت های برنامه تعریف می نمائید و مشخص می کنید که کدام کاربر مجاز به مشاهده کدام قسمت ها باشد و یا در صورت ورود به هر قسمت از نرم افزار، آیا اجازه اضافه کردن، حذف، ویرایش، چاپ و … را داشته باشد. همچنین کاربر مورد نظر شما فعال است یا خیر.

در بخش تعریف کاربر این امکان وجود دارد که کاربری را که تعریف می کنید، به یک یا چند انبار تخصیص دهید که تنها به همان انبار یا انبارها اجازه دسترسی داشته باشد.

تخصیص انبار به کاربر امکان ویژه ای برای سطح دسترسی کاربران است.

نکته: برای هر کاربری که شما برای نرم افزار تعریف می کنید نیاز نیست که یک نقش تعریف کنید می توانید یک نقش رو به چند کاربر اختصاص دهید، مثلا شما چند انبار دارید و هر انبار هم یک انباردار به تمامی کاربران انباردار نقش انباردار را تخصیص می دهید.

آموزش تعریف کاربر در نرم افزار انبارآنلاین

1.برای تعریف کاربر ابتدا از زیر منو "مدیریت کاربران" بر روی "کاربران" کلیک می کنید.

آموزش تعریف کاربر در نرم افزار انبارآنلاین

2. برای افزودن کاربر باید دکمه افزودن "ثبت کاربر" بالا سمت راست جدول کلیک کنید.

آموزش تعریف کاربر در نرم افزار انبارآنلاین

3.در این بخش باید اطلاعات که از کاربر داریم اعم از نام، ایمیل، شماره موبایل و... را در این بخش وارد نماییم و در نهایت هم دکمه ثبت را کلیک نمایید.

نکته: چنانچه کاربر شما حق امضا کردن فاکتور های چاپی را دارد، تیک حق امضا را فعال نمایید تا نام کاربر در فرم ها چاپ شود.

نکته: حتما ایمیلی که برای کاربر درج می نمایید ایمیل صحیح باشد به این دلیل که برای ورود و تغییر رمز ورود باید از ایمیل استفاده کنند.

آموزش تعریف کاربر در نرم افزار انبارآنلاین

آموزش تخصیص کاربر به انبار

احتمالا شما در فعالیت کاری خود دو و یا چندین انبار داشته باشید و به عنوان مدیر کسب و کار و نرم افزار صلاح بدونید که کاربران نرم افزار تنها دسترسی به انبار فعالیت کاری خود داشته باشند، که این کار باعث جلوگیری از یکسری اشتباهات و مشکلات می کند به عنوان مثال باعث جلوگیری از ایجاد فرم به اشتباه در یک انبار دیگر و یا جلوگیری از نمایش تمامی اطلاعات انبارها به تمامی کاربران و...

تخصیص کاربر به یک یا چند انبار در مرحله آخر انجام می شود یعنی شما بعد از تعریف نقش و تخصیص دادن آن به کاربر وقت تخصیص انبار به کاربر رسیده.

1.در صفحه "کاربران" شما لیست تمامی کاربران را مشاهده می کنید، برای اختصاص دادن انبار به یک کاربر از ستون عملیات هر کاربر گزینه "تخصیص انبار" را کلیک می کنید.

تخصیص کاربر به انبار

2.در این صفحه شما می توانید از بخش "انبار" تمامی انبار ها را مشاهده کنید، و با انتخاب کردن یک انبار و یا انبارها آن ها را به کاربر اختصاص دهید، و در نهایت هم گزینه ذخیره را کلیک نمایید.

تخصیص کاربر به انبار

ویدیو آموزشی تخصیص انبار به کاربر

در انبار آنلاین محدودیتی در ایجاد کاربر ندارید و این در حالی است که در نرم افزارهای ویندوزی برای هر کاربر هزینه جداگانه در نظر گرفته شده است. برای مشاهده نرم افزار، دمو را از سایت انبار آنلاین دریافت کنید. همچنین ویدئو آموزشی داخل نرم افزار همراه شما خواهد بود.