اصطلاحات موزع، مامور پخش و ویزیتور در بسیاری از شرکت ها به جای یکدیگر استفاده می شوند، اما از نظر وظایف و مسئولیت ها تفاوت هایی میان آن ها وجود دارد. البته شرح وظایف این افراد به نوع کسب و کار و ساختار شرکت بستگی دارد و ممکن است یک نفر چند مورد از این مسئولیت ها را همزمان بر عهده داشته باشد.
موزع بیشتر بر تحویل و توزیع کالا تمرکز دارد. او سفارش های آماده شده را از انبار یا مرکز توزیع دریافت می کند و طبق برنامه، کالاها را به فروشگاه ها یا مشتریان تحویل می دهد. ثبت وضعیت تحویل، دریافت کالاهای مرجوعی و در برخی شرکت ها دریافت وجه نیز می تواند بخشی از وظایف موزع باشد.
مامور پخش معمولا نقش گسترده تری در فرآیند توزیع دارد. علاوه بر تحویل کالا، ممکن است وظیفه دریافت سفارش، پیگیری پرداخت، ثبت اطلاعات مشتری و ارتباط با فروشگاه ها را نیز بر عهده داشته باشد. در شرکت های پخش، مامور پخش یکی از نیروهای اصلی اجرای عملیات فروش و توزیع محسوب می شود.
ویزیتور بیشتر روی فروش و ارتباط با مشتری تمرکز دارد. او با مراجعه به فروشگاه ها یا مشتریان، محصولات را معرفی می کند، سفارش جدید می گیرد، وضعیت فروش محصولات را بررسی می کند و اطلاعات بازار و نیاز مشتریان را به شرکت منتقل می کند. بنابراین، ویزیتور معمولا بیشتر با فرآیند فروش در ارتباط است، در حالی که موزع بیشتر مسئول اجرای فرآیند تحویل و توزیع کالا است.
به طور خلاصه می توان گفت:
در بعضی شرکت ها این نقش ها کاملا از هم جدا هستند و در بعضی کسب و کارها، یک نیروی واحد می تواند همزمان وظایف ویزیتور و مامور پخش را انجام دهد.
| عنوان شغلی | وظیفه اصلی | مهم ترین مسئولیت ها |
|---|---|---|
| موزع | تحویل و توزیع کالا | دریافت کالا از انبار، تحویل سفارش، ثبت تحویل و دریافت کالاهای مرجوعی |
| مامور پخش | اجرای عملیات توزیع | تحویل کالا، دریافت سفارش، پیگیری پرداخت و ارتباط با مشتری |
| ویزیتور | فروش و ارتباط با مشتری | معرفی محصولات، مذاکره، دریافت سفارش و بررسی وضعیت بازار |
شرکت های پخش معمولا با تعداد زیادی مشتری، سفارش و مقصد سروکار دارند. به همین دلیل، موزع نقش مهمی در اجرای صحیح برنامه توزیع دارد. مهم ترین وظایف موزع در این شرکت ها عبارتند از:
موزع باید کالاهای مربوط به مسیر روزانه خود را از انبار دریافت و تعداد و مشخصات آن ها را با اسناد مربوطه تطبیق دهد. کنترل کالا پیش از خروج از انبار می تواند از بسیاری از مغایرت ها در زمان تحویل جلوگیری کند.
موزع باید طبق برنامه تعیین شده، مسیر مناسب را طی کند و سفارش ها را در زمان مقرر به مشتریان برساند. مدیریت صحیح مسیر باعث کاهش زمان رفت و آمد، هزینه حمل و تاخیر در تحویل سفارش ها می شود.
پس از رسیدن به مقصد، موزع باید کالاها را مطابق سفارش تحویل دهد و تایید دریافت کالا را ثبت کند. در صورت وجود کسری، مغایرت یا آسیب دیدگی، موضوع باید در همان زمان ثبت و به مسئول مربوطه گزارش شود.
گاهی مشتری به دلایلی مانند آسیب دیدگی کالا، اشتباه در سفارش یا عدم پذیرش محصول، بخشی از کالا را برگشت می دهد. موزع باید کالای مرجوعی را به درستی ثبت و به انبار یا واحد مربوطه تحویل دهد تا موجودی سیستم با موجودی واقعی هماهنگ باقی بماند.
در شرکت هایی که پرداخت هنگام تحویل انجام می شود، موزع مسئول دریافت وجه و ثبت دقیق مبالغ دریافتی است. این بخش نیازمند دقت و امانتداری بالاست، زیرا هرگونه اشتباه می تواند باعث مغایرت مالی شود.
در برخی شرکت های پخش، موزع هنگام مراجعه به مشتری می تواند سفارش جدید را نیز دریافت کند. این اطلاعات باید دقیق ثبت شود تا واحد فروش و انبار بتوانند برای تامین سفارش برنامه ریزی کنند.
موزع به دلیل ارتباط مستقیم با فروشگاه ها، اطلاعات ارزشمندی درباره وضعیت فروش، کمبود کالا، استقبال مشتریان و مشکلات موجود در بازار دارد. انتقال این اطلاعات به واحد فروش و مدیریت می تواند به تصمیم گیری بهتر شرکت کمک کند.
برای ارزیابی عملکرد موزع نباید فقط تعداد سفارش های تحویل داده شده را در نظر گرفت. یک سیستم ارزیابی مناسب باید سرعت، دقت، کیفیت تحویل، هزینه و رضایت مشتری را همزمان بررسی کند. برخی از مهم ترین KPI های موزع عبارتند از:
این شاخص نشان می دهد چه درصدی از سفارش ها در زمان تعیین شده به مشتری تحویل داده شده اند.
فرمول:
درصد تحویل به موقع = تعداد سفارش های تحویل شده در زمان مقرر ÷ کل سفارش های تحویل شده × 100
هرچه این شاخص بالاتر باشد، عملکرد موزع در مدیریت زمان و اجرای برنامه توزیع بهتر است.
این KPI مشخص می کند چه تعداد از سفارش ها بدون کسری، اشتباه یا مغایرت تحویل داده شده اند.
برای مثال، اگر موزع در یک روز 50 سفارش تحویل دهد و 48 سفارش بدون هیچ مغایرتی باشند، نرخ تحویل کامل برابر با 96 درصد خواهد بود.
این شاخص برای بررسی بهره وری موزع کاربرد دارد و نشان می دهد یک موزع در یک شیفت کاری چه تعداد سفارش را با موفقیت تحویل داده است.
البته تعداد سفارش به تنهایی معیار مناسبی نیست؛ زیرا فاصله مشتریان، حجم سفارش، شرایط مسیر و زمان مورد نیاز برای هر تحویل می تواند متفاوت باشد.
نرخ مرجوعی نشان می دهد چه میزان از کالاهای توزیع شده توسط مشتریان برگشت داده شده است.
افزایش این شاخص می تواند دلایل مختلفی داشته باشد؛ از اشتباه در سفارش و تحویل گرفته تا آسیب دیدگی کالا یا مشکلات مربوط به کیفیت محصول. بنابراین، بهتر است علت مرجوعی نیز همراه با مقدار آن ثبت شود.
این شاخص میانگین زمانی را که موزع برای انجام هر تحویل صرف می کند مشخص می کند. کاهش زمان تحویل، در صورتی که کیفیت و دقت حفظ شود، می تواند به افزایش تعداد مقصدهای قابل پوشش در طول روز کمک کند.
برای شرکت های پخش، کنترل هزینه حمل اهمیت زیادی دارد. با بررسی هزینه سوخت، خودرو، نیروی انسانی و سایر هزینه های مرتبط با مسیر می توان هزینه متوسط توزیع هر سفارش را محاسبه کرد.
رضایت مشتری یکی از مهم ترین شاخص های کیفی عملکرد موزع است. برخورد مناسب، تحویل به موقع، سلامت کالا و دقت در تحویل همگی می توانند روی این شاخص تاثیر بگذارند.
اطلاعاتی مانند وضعیت سفارش، مبلغ دریافتی، کالای مرجوعی و تایید تحویل باید بدون خطا ثبت شوند. بررسی میزان خطا در ثبت اطلاعات می تواند دقت عملکرد موزع را مشخص کند.
مدیریت عملکرد موزع زمانی ساده تر می شود که اطلاعات سفارش، موجودی، مشتری، مسیر و تحویل در یک سیستم یکپارچه ثبت شوند. استفاده از نرم افزارهای مدیریت انبار و پخش می تواند باعث شود مدیران در هر لحظه بدانند چه کالاهایی از انبار خارج شده، کدام سفارش ها تحویل داده شده اند، چه کالاهایی برگشت خورده اند و وضعیت عملکرد هر موزع چگونه است.
به همین دلیل، در شرکت هایی که تعداد کالا، مشتری و سفارش زیاد است، استفاده از ابزارهای دیجیتال می تواند نقش مهمی در کاهش خطاهای انسانی، افزایش سرعت توزیع و کنترل بهتر عملیات داشته باشد.در همین راستا، با استفاده از نرم افزار انبار آنلاین می توانید تمامی این فرایندها را به صورت هوشمند و دقیق مدیریت کنید و عملکرد موزعین خود را به سطح بهینه تری برسانید.
🌐دریافت دموی انبار نسخه حرفه ای انبارآنلاین
📞 مشاوره: 02182801803
