نرم افزار انبارداری نسخه داروخانه و مدیریت تاریخ انقضا مناسب کسب وکارهایی است که نیازمند کنترل دقیق موجودی داروها و اقلام پزشکی با قابلیت پیگیری تاریخ انقضای هر محصول می باشند. این نرم افزار امکان مدیریت همزمان چندین کاربر با سطوح دسترسی مختلف، ایجاد انبارهای مجزا و ثبت دقیق ورود و خروج داروها را فراهم می کند.
برای نمونه، داروخانه ها و مراکز درمانی با چالش های روزمره ای در مدیریت موجودی داروها مواجه هستند، از جمله:
هماهنگ نبودن بین فروش نسخه ها و موجودی داروخانه،
ثبت ناقص یا نامنظم ورود و خروج داروها،
دشواری در ردیابی موجودی واقعی و وضعیت داروها،
خطاهای انسانی در شمارش و ثبت داروها،
تاخیر در به روزرسانی وضعیت موجودی و تاریخ انقضا،
ناتوانی در پیش بینی دقیق نیاز دارویی بر اساس مصرف و تاریخ انقضای داروها.
این نرم افزار با کنترل دقیق تاریخ انقضا و هشدارهای به موقع، از ضایعات دارویی جلوگیری کرده و به مدیریت بهینه انبار داروخانه کمک می کند.
داروخانه ها به دلیل حساسیت بالای محصولات و نیاز به مدیریت دقیق داروها، به نرم افزاری تخصصی نیاز دارند که امکاناتی مانند ثبت تاریخ انقضا به دو تقویم شمسی و قمری، ثبت بچ نامبر (شماره دسته تولید)، تعریف آلارم هشدار برای داروهای نزدیک به تاریخ انقضا و گزارش گیری پیشرفته را داشته باشد. این سیستم به کاربر اجازه می دهد تا زمان بندی هشدارها را به دلخواه تعیین کند و همچنین کالاها را در 4 سطح کیفیت یا دسته بندی مختلف طبقه بندی نماید.
داروخانه ها روزانه با چالش های متعددی در مدیریت موجودی روبرو هستند که در عمل ممکن است شامل موارد زیر باشد:
هماهنگ نبودن دقیق بین نسخه های فروخته شده و موجودی واقعی داروها،
ثبت ناقص یا دیرهنگام تاریخ انقضا که منجر به ریسک عرضه داروهای منقضی به مشتری می شود،
دشواری در شناسایی و مدیریت داروهایی که به زودی منقضی می شوند،
خطاهای انسانی در شمارش و ثبت دقیق بچ نامبر داروها،
عدم دریافت هشدارهای به موقع جهت تخفیف یا خروج داروهای نزدیک به انقضا،
نیاز به گزارش های دقیق و لحظه ای شامل ورود داروها به انبار، خروج برای فروش، مرجوعی ها، و اقلام در حال اتمام.
برای مثال نظر یکی از کاربران انبار آنلاین را بخوانیم،
در داروخانه خودم گاهی پیش می آید که دارویی به دلیل ثبت اشتباه تاریخ انقضا یا عدم ردیابی دقیق، چند روز پس از تاریخ انقضا در قفسه ها باقی می ماند که علاوه بر خطرات قانونی، موجب ضرر مالی نیز می شود. همچنین نبود گزارش های لحظه ای باعث شده بود نتوانیم به موقع سفارش های جدید را ثبت کنیم و برخی داروهای حیاتی در انبار تمام شوند.
برای رفع این چالش ها، استفاده از یک نرم افزار انبارداری حرفه ای و تخصصی برای داروخانه ضروری است. این نرم افزار با ثبت دقیق و سریع همه تراکنش های مرتبط با داروها و اقلام پزشکی، امکان مدیریت هوشمند موجودی را فراهم می کند. گزارش های تحلیلی آن به مدیر داروخانه کمک می کند تا تصمیمات بهتری درباره تأمین موجودی، کنترل اقلام نزدیک به تاریخ انقضا و برنامه ریزی تخفیف ها و سفارش ها اتخاذ کند.
علاوه بر این، سیستم هشدار دهنده برای داروهای نزدیک به تاریخ انقضا، به صورت خودکار و بر اساس تنظیمات کاربر، یادآوری های به موقع ارسال می کند تا داروهای منقضی نشده اما نزدیک به انقضا با اولویت عرضه یا تخفیف مدیریت شوند و از هدررفت جلوگیری شود.
نرم افزار انبارداری دارو با قابلیت مدیریت تاریخ انقضا و هشدارهای هوشمند، برای هر کسب وکاری که با کالاهای دارای تاریخ مصرف سروکار دارد بسیار کاربردی است. همین طور در فروشگاه های لوازم بهداشتی، مانند محصولات مراقبت پوست و بهداشتی، ثبت تاریخ انقضا و هشدار به موقع باعث افزایش اعتماد مشتری و بهبود مدیریت موجودی می شود.
چه کسب وکارهایی به این سیستم ها نیاز دارند؟
بسیاری از کسب وکارهایی که با داروها، مواد غذایی، محصولات بهداشتی و کالاهای دارای تاریخ انقضا سروکار دارند و نیازمند مدیریت دقیق موجودی، فرآیند خرید، ذخیره سازی و توزیع این اقلام هستند، می توانند از این سیستم های انبارداری پیشرفته بهره مند شوند. برخی از مهم ترین این کسب وکارها عبارت اند از:
داروخانه ها و مراکز درمانی
فروشگاه های مواد غذایی و سوپرمارکت ها
فروشگاه ها و شرکت های توزیع کننده محصولات بهداشتی و آرایشی
شرکت های پخش دارویی و غذایی
کسب وکارهای آنلاین فروش دارو، مواد غذایی و محصولات بهداشتی
تولیدکنندگان مواد غذایی، دارویی و بهداشتی
مراکز تهیه و توزیع اقلام مصرفی در هتل ها، بیمارستان ها و سازمان های خدماتی
و...
این سیستم ها به مدیریت هوشمند موجودی، کنترل تاریخ انقضا و بهینه سازی فرآیندهای خرید و فروش کمک کرده و از ضایعات و خطاهای انسانی جلوگیری می کنند.
ثبت دقیق و چندگانه تاریخ انقضا (شمسی و قمری) برای هر دارو با قابلیت تعریف آلارم هشدار بر اساس بازه زمانی دلخواه جهت جلوگیری از فروش داروهای منقضی
لیست داروهای نزدیک به تاریخ انقضا
مدیریت بچ نامبر (شماره دسته تولید) برای پیگیری بهتر داروها و کنترل کیفیت
تعریف 4 سطح دسته بندی کالا
گزارش گیری لحظه ای موجودی داروها به تفکیک انبار و وضعیت تاریخ انقضا
ثبت و پیگیری ورود، خروج و برگشت داروها با دقت بالا همراه با گزارش های تحلیلی برای مدیریت موجودی و سفارش مجدد
امکان تعریف چند انبار و تعیین سطح دسترسی کاربران برای هر انبار
انبارگردانی با امکان مغایرت گیری دقیق و اصلاح سریع اطلاعات
قابلیت افزودن عکس دارو و مشخصات فنی برای هر کالا
پشتیبانی از بارکد، تعریف واحدهای اندازه گیری متعدد و ثبت کالاهای تک واحدی یا دو واحدی (مثلاً بسته و عدد)
ارسال هشدارهای خودکار به مدیر داروخانه از طریق پیامک یا تلگرام برای داروهای نزدیک به تاریخ انقضا یا موجودی کم
ثبت فعالیت کاربران و نظارت بر تراکنش ها برای افزایش امنیت و دقت
و...
این امکانات تخصصی کمک می کند تا داروخانه ها به طور هوشمند و دقیق، از سلامت و کیفیت داروها مطمئن باشند، از هدررفت جلوگیری کنند و مدیریت موجودی را بهینه نمایند.
قابلیت لیست داروهای نزدیک به تاریخ انقضا در انبار آنلاین
این ویژگی به داروخانه امکان می دهد تا به صورت خودکار و بر اساس بازه زمانی که کاربر تعیین می کند، داروهایی که به تاریخ انقضای آن ها نزدیک شده است را شناسایی و در لیستی مجزا نمایش دهد.
این لیست به مدیر داروخانه کمک می کند تا سریع تر اقدام به فروش با تخفیف، انتقال به بخش های دیگر، یا خروج داروهای در حال انقضا کند و از عرضه داروهای منقضی به مشتری جلوگیری شود. همچنین، این سیستم می تواند هشدارهای یادآوری از طریق پیامک یا نرم افزارهای پیام رسان ارسال کند تا هیچ دارویی از قلم نیفتد.
نرم افزار انبارداری برای کالاهای دارای تاریخ انقضا مانند داروها، مواد غذایی یا محصولات بهداشتی، به گونه ای طراحی شده که هر کالای ورودی به انبار با ثبت دقیق تاریخ تولید و تاریخ انقضا وارد سیستم می شود. برای مثال در یک داروخانه، هنگام دریافت محموله دارویی، نرم افزار اجازه می دهد تاریخ انقضا به شمسی یا قمری ثبت شود و همچنین شماره بچ (دسته تولید) برای ردیابی بهتر دارو ثبت گردد. نرم افزار بر اساس این اطلاعات، موجودی کالا را مدیریت کرده و به صورت خودکار داروهایی را که به تاریخ انقضای نزدیک می شوند، شناسایی و به مدیر داروخانه هشدار می دهد تا بتواند اقدام به فروش سریع تر یا تخفیف برای آن ها کند و از ارائه داروی منقضی به مشتری جلوگیری شود.
به طور مشابه، این سیستم قابلیت تعریف چند سطح کیفیت برای کالاها دارد؛ مثلاً داروهای تازه وارد، داروهای نزدیک انقضا، داروهای مرجوعی یا غیرقابل فروش. در عمل، اگر دارویی در یکی از انبارها به تاریخ انقضا نزدیک شود، نرم افزار آن را در لیست مخصوص نشان می دهد و حتی می تواند پیام هشدار به مسئول انبار ارسال کند. این امکان باعث می شود داروخانه به موقع تصمیم بگیرد که دارو را سریع تر مصرف کند، تخفیف بدهد یا به بخش دیگری منتقل کند و از هدررفت سرمایه جلوگیری نماید. به این ترتیب، نرم افزار کمک می کند که کنترل دقیق، سریع و بدون خطا روی موجودی داروها حفظ شود.
برای شروع بهتر است تصمیماتی کلی برای نرم افزار خود اتخاذ کنید. مثلا اگر تمایل دارید در زمانی که موجودی کالا صفر است، نیز بتوانید فرم خروج بسازید؛ لازم است موجودی منفی شود را فعال کنید.
اگر بارکد دارید می توانید از بارکد های خود با سه سطح، بارکدهای کالای خود را انتخاب کنید. اگر بارکد ندارید؛ می توانید از کدینگ نرم افزار کمک بگیرید.
در صورت تمایل به ثبت مبالغ در انبار می توانید بخش ریالی آن را کامل کنید.
قیمت را در هنگام ثبت تعداد وارد کنید یا در فرم ریالی؟ این بخش را به انتخاب خود فعال کنید.
ویرایش فرم توسط دیگر کاربران امکان پذیر باشد؟ یا خیر.
عناوین سطح بندی را نیز می توانید از این بخش کامل کنید. مثلا سطح اول: برند،دوز دارو، ماهیت دارو و...
برای آموزش کامل تر در بخش تنظیمات کلیک کنید.
برای ثبت کاربران ابتدا لازم است نقش ها را تعیین کنید. مثلا نقش انباردار به چه بخش هایی دسترسی دارد؟ سپس کاربران را ایجاد کرده و نقش ها را به آن ها تخصیص دهید. یک نقش می تواند به چند کاربر تخصیص داده شود.
بخش دسترسی به منو و فعالیت ها
از تعاریف اولیه انبار و طرف حساب های خود (مشتریان و تامین کنندگان) را ثبت کنید.
از بخش تعریف اولیه وارد منوی طرف حساب شوید:
در نرم افزار انبار آنلاین، ایجاد بانک کالایی در قسمت ثبت کالا به صورت تکی و به صورت یک باره و از طریق فایل اکسل انجام می شود؛ یعنی به جای ثبت تک تک کالاها، می توانید همه اطلاعات لازم مانند نام کالا، بارکد، سطح بندی، نوع واحد، موجودی اولیه، تاریخ انقضا شمسی و قمری، روز های مانده به تاریخ انقضا و... را در یک فایل اکسل وارد کرده و به سادگی در نرم افزار بارگذاری کنید.
نمونه فایل اکسل را از اینجا ببینید و دانلود کنید.
برای مثال، کالایی مثل "قرص جوشان ویتامین c" ممکن است فقط با یک واحد مثل "عدد" ثبت شود (تک واحدی). اما کالایی مانند "قرص استامینوفن" را می توان به صورت دو واحدی تعریف کرد؛ یعنی هم به صورت "بسته" و هم "ورق". مثلاً هر بسته شامل 6 ورق قرص است. در این حالت، در فایل اکسل مشخص می کنید که واحد اصلی "بسته" و واحد فرعی "عدد" است، و نسبت آن ها (مثلاً 1 بسته = 6 ورق) را هم وارد می کنید. این قابلیت به مدیریت دقیق تر موجودی کمک می کند، مخصوصاً زمانی که کالا هم به صورت عمده و هم خُرده مصرف یا فروش می شود.
در نرم افزار انبار، عملیات ورود و خروج کالا تنها محدود به نام های "ورود" و "خروج" نیست، بلکه می توانند بسته به نوع فرآیند نام های مختلفی داشته باشند. برای مثال، "برگشت از فروش" در واقع نوعی ورود کالا به انبار محسوب می شود، یا "خروج امانی" نوعی خروج موقت کالا است. این عملیات در قالب فرم هایی با عنوان مشخص در سیستم ثبت می شوند.
بعدتر می توانید مرجوعی یا امانی هایی که از انبار خارج کرده اید یا به انبار ورود داده اید را بر همین اساس گزارش بگیرید.
شما می توانید این فرم ها را هم به صورت تکی داخل نرم افزار ثبت کنید و هم به صورت یکجا از طریق فایل اکسل. برای نمونه، اگر تعداد زیادی کالا از مشتری مرجوع شده اند (برگشت از فروش)، کافی است یک فایل اکسل با اطلاعات کالا، تعداد، نوع فرم (مثلاً "برگشت از فروش") آماده کنید و همه را با یک کلیک وارد سیستم نمایید.
یا مثلاً اگر چند کالا به صورت امانی برای مشتری ارسال کرده اید، می توانید فرم "خروج امانی" را با اکسل ثبت کنید. این روش باعث صرفه جویی در زمان، کاهش خطا و ثبت سریع تر اطلاعات در انبار می شود.
نمونه فایل اکسل را از اینجا ببینید و دانلود کنید:
دانلود اکسل نمونه ثبت فرم ورود کالا
دانلود اکسل نمونه ثبت فرم خروج کالا
سیستم به صورت خودکار تاریخ را تبدیل می کند، بنابراین نیازی به پر کردن هر دو نیست.
اگر تاریخ انقضا را وارد نکنید، سیستم به صورت خودکار تاریخ روز ثبت کالا را قرار میدهد.
نکته مهم
پس از ثبت تاریخ انقضاء در قسمت ثبت کالا (پس از ثبت فرم موجودی اولیه)، امکان تغییر آن وجود ندارد، بنابراین دقت کنید تاریخ را درست وارد کنید.
اگر تاریخ انقضاء کالا مهم نیست یا ندارد:
این موارد به شما کمک می کند تا در ثبت کالا یا ثبت فرم ورود، از ثبت اشتباه تاریخ انقضا جلوگیری کنید.
در گزارش های ریالی و تعدادی نرم افزار انبار، این امکان را دارید که کالاهای پرمصرف یا کم مصرف را در یک بازه زمانی مشخص شناسایی کنید. به عنوان مثال، می توانید ببینید که در 6 ماه گذشته چه کالاهایی بیشترین مصرف را داشته اند یا کدام کالاها مدت ها است که از انبار خارج نشده اند. همچنین اگر بخواهید عملکرد یک کالای خاص مثل «قرص اومگا3» را بررسی کنید، می توانید بر اساس سطح بندی (مثل برند یا ویتامین یا مسکن و...)، طرف حساب (مثلاً مشتری یا تأمین کننده) یا محل استقرار آن کالا (مثل انبار مرکزی یا انبار داروخانه) گزارش دقیق دریافت کنید.
این گزارش ها تنوع زیادی دارند؛ مثلاً می توانید گزارشی بگیرید از ورود و خروج کالاها هم به صورت تعدادی، هم ریالی، در بازه زمانی مشخص و حتی به صورت نمودارهای تحلیلی.
مثلاً بررسی کنید کدام مشتری ها بیشترین درخواست کالا را داشته اند، یا ببینید در کدام انبارها چه مقدار کالا ذخیره شده است. همه این اطلاعات کمک می کنند تصمیم گیری سریع تر و دقیق تری در زمینه تأمین، توزیع یا حتی حذف یک کالا داشته باشید.
کاردکس های ریالی و تعدادی کالا:
هر کالا در انبار علاوه بر کاردکس تعدادی (که ورود و خروج، موجودی و... یک کالا را به شما نمایش می دهد، یک کاردکس ریالی نیز دارد. در این کاردکس ورود، خروج و موجودی ها به صورت ریالی نمایش داده می شود.
استفاده از نرم افزار انبارداری تخصصی داروخانه، به شما کمک می کند تا مدیریت موجودی داروها را با دقت بالا و کاهش خطاهای انسانی انجام دهید، هزینه های اضافی ناشی از ضایعات دارویی را کاهش دهید و فرآیندهای انبارگردانی و کنترل تاریخ انقضا را به شکل ساده تر و سریع تر انجام دهید. با دسترسی به اطلاعات به روز و گزارش های دقیق، تصمیم گیری در زمینه تأمین داروها، کنترل داروهای نزدیک به تاریخ انقضا و بهبود کیفیت خدمات به بیماران بسیار آسان تر و مطمئن تر خواهد بود.
همین حالا دمو رایگان 30 روزه نرم افزار انبارداری داروخانه را دریافت کنید و با اطمینان کامل، پس از تجربه واقعی، برای خرید تصمیم بگیرید.
برای دریافت راهنمایی و اطلاعات بیشتر با شماره 02182801803 تماس بگیرید.
